KSeF już obowiązuje – czy Twoja firma z Poznania i okolic jest gotowa?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jeden z największych przełomów w polskiej księgowości od lat. Od
1 lutego 2026 roku największe firmy (obrót powyżej 200 mln zł) mają już obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie przez KSeF. Od
1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten obejmuje wszystkich pozostałych przedsiębiorców – małe i średnie firmy, jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki. Mikroprzedsiębiorcy ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie mają czas do
1 stycznia 2027 roku. Co ważne:
obowiązek odbierania faktur w KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku – niezależnie od wielkości firmy. Rok 2026 to oficjalnie okres przejściowy – administracyjne kary finansowe (do 100% kwoty VAT) wchodzą w życie dopiero
1 stycznia 2027 roku. Nie oznacza to jednak, że można działać bez przygotowania. Przepisy Kodeksu karnego skarbowego (KKS) obowiązują już teraz.
A nasi eksperci podkreślają, że celowe wystawianie faktur poza KSeF może skutkować grzywnami dla osób zarządzających firmą. W tym artykule omawiamy
10 najczęstszych problemów zgłaszanych przez przedsiębiorców po kilku miesiącach korzystania z KSeF. Wskazujemy także dlaczego rzetelna księgowość oraz wiedza ekspercka księgowych jest najkorzystniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców.
Dlaczego KSeF z biurem rachunkowym Exactus to spokój i bezpieczeństwo
KSeF to rewolucja w polskiej księgowości – i choć niesie ze sobą realne korzyści (automatyzacja, niższe koszty archiwizacji, szybszy obieg dokumentów), wdrożenie systemu w codziennej działalności firmy jest wyzwaniem. Szczególnie dla MŚP, które nie mają wewnętrznego działu księgowego.
KSeF dla firm z Poznania i okolic – biuro rachunkowe Exactus oferuje kompleksowe wsparcie na każdym etapie pracy z KSeF:
- konfigurację dostępu i uprawnień,
- audyt poprawności faktur,
- doradztwo w wyborze i integracji oprogramowania,
- wdrożenie procedur wewnętrznych i obsługę korekt,
- bieżący monitoring obiegu dokumentów.
Działamy głównie na terenie
Poznania i okolic – Lubonia, Mosiny, Puszczykowa, Stęszewa, Śremu, Kościana, Środy Wielkopolskiej, Leszna, Rawicza, Kórnika, Grodziska Wielkopolskiego, południowego subregionu poznańskiego oraz wielkopolski i całej Polski.
Skontaktuj się z nami – pomożemy Twojej firmie sprawnie pracować w nowej rzeczywistość KSeF.
Najczęściej zgłaszane problemy z KSeF przez przedsiębiorców
* na podstawie badania Grant Thornton
Problem 1: KSeF nie sprawdza poprawności merytorycznej faktur
Problem
Powszechne przekonanie jest takie: skoro faktura przeszła przez KSeF, jest poprawna. To błąd. KSeF weryfikuje wyłącznie zgodność dokumentu ze
schematem logicznym XML (FA(3)) – czyli czy pola są wypełnione we właściwym formacie. System nie sprawdza, czy stawka VAT jest prawidłowa, czy kwoty się zgadzają, ani czy dane kontrahenta są poprawne.
Konsekwencje
Odpowiedzialność za merytoryczną poprawność faktury w całości spoczywa na wystawcy. Błędna faktura zaakceptowana przez KSeF to ryzyko:
-
- nieprawidłowych rozliczeń podatkowych,
-
- utraty prawa do odliczenia VAT przez nabywcę,
-
- konieczności wystawiania korekt,
-
- od 2027 roku – kar administracyjnych do 100% kwoty VAT na fakturze.
Rozwiązanie z Exactus
Biuro rachunkowe Exactus przeprowadza audyt poprawności merytorycznej faktur – zarówno wystawianych przez klientów, jak i otrzymywanych od kontrahentów. Weryfikujemy stawki VAT, dane stron transakcji i zgodność z obowiązującymi przepisami, zanim błąd stanie się problemem podatkowym.
Problem 2: Brak możliwości anulowania faktury i likwidacja not korygujących
Problem
Po wysłaniu faktury do KSeF
nie ma możliwości jej usunięcia ani anulowania. Każda pomyłka – nawet drobna literówka w nazwie kontrahenta – wymaga wystawienia faktury korygującej. Dodatkowo nabywcy stracili możliwość wystawiania not korygujących. Wszelkie korekty muszą być teraz inicjowane przez sprzedawcę.
Konsekwencje
Proces korygowania błędów jest bardziej czasochłonny i angażuje obie strony transakcji. Przy dużej liczbie faktur zarządzanie korektami staje się wyzwaniem organizacyjnym i zwiększa ryzyko kolejnych pomyłek.
Rozwiązanie z Exactus
Pomagamy wdrożyć wewnętrzne procedury wystawiania faktur, które minimalizują ryzyko błędów już na etapie tworzenia dokumentu. W razie konieczności korekt zapewniamy sprawną obsługę całego procesu – od identyfikacji błędu po prawidłowe wystawienie faktury korygującej.
Problem 3: Faktury widmo – wystawca ma numer KSeF, nabywca nie widzi faktury
Problem
Jeden z bardziej frustrujących błędów systemu: wystawca otrzymuje
numer referencyjny KSeF potwierdzający przyjęcie faktury, ale dokument nie pojawia się w panelu nabywcy. Problem wynika najczęściej z opóźnień w synchronizacji danych lub błędów integracji oprogramowania.
Konsekwencje
„Faktury widmo” prowadzą do opóźnień w płatnościach, sporów z kontrahentami i chaosu w rozliczeniach. Nabywca, który nie widzi faktury, nie może jej zaksięgować ani opłacić.
Rozwiązanie z Exactus
Organizujemy procesy monitoringu statusu faktur w KSeF i doradzamy w wyborze narzędzi do weryfikacji, czy dokumenty zostały prawidłowo odebrane. Pomagamy też w wyjaśnianiu rozbieżności z kontrahentami.
Problem 4: Brak powiadomień o nowych fakturach zakupowych
Problem
KSeF
nie wysyła automatycznych powiadomień o nowych fakturach zakupowych. Oznacza to, że przedsiębiorca musi samodzielnie i regularnie monitorować system lub polegać na zewnętrznych integracjach z programem księgowym.
Konsekwencje
Ręczne sprawdzanie systemu jest czasochłonne i podatne na błędy. Niezaksięgowane faktury zakupowe to utrata kontroli nad zobowiązaniami, problemy z płynnością finansową i ryzyko opóźnionych płatności.
Rozwiązanie z Exactus
Doradzamy w wyborze i konfiguracji oprogramowania z automatyczną integracją z KSeF, które pobiera faktury zakupowe w sposób ciągły. W ramach bieżącej obsługi rachunkowej monitorujemy obieg dokumentów i informujemy klientów o fakturach wymagających uwagi.
Problem 5: Problemy z uwierzytelnianiem i certyfikatami
Problem
Dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia za pomocą: kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub tokenu wygenerowanego przez KSeF. Od listopada 2025 roku przedsiębiorcy muszą pobrać
certyfikat wystawcy faktury (Typ 2) z portalu ap.ksef.mf.gov.pl. Bez tego certyfikatu żadne oprogramowanie nie może wystawiać faktur w imieniu firmy.
Wiele firm zgłasza problemy z: generowaniem i przechowywaniem certyfikatów, logowaniem przez profil zaufany oraz konfiguracją pieczęci elektronicznej w spółkach.
Konsekwencje
Brak poprawnej konfiguracji dostępu całkowicie blokuje możliwość wystawiania faktur. To szczególnie groźne dla spółek, gdzie zarządzanie uprawnieniami jest bardziej złożone.
Rozwiązanie z Exactus
Pomagamy w konfiguracji dostępu do KSeF, generowaniu certyfikatów oraz prawidłowym ustawieniu pieczęci elektronicznej. Doradzamy w zakresie bezpiecznego przechowywania certyfikatów i harmonogramów ich odnawiania.
Problem 6: Trudności z zarządzaniem uprawnieniami dla pracowników
Problem
Właściciel firmy (sprzedawca) posiada w KSeF pełne uprawnienia właścicielskie i może nadawać dostęp pracownikom oraz biurom rachunkowym. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców – zwłaszcza z sektora MŚP – nie wie, jak prawidłowo skonfigurować uprawnienia dla pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur.
Konsekwencje
Nieprawidłowe uprawnienia prowadzą do sytuacji, w której pracownicy nie mogą wystawiać faktur lub – co gorsze – mają zbyt szeroki dostęp do danych firmy w systemie.
Rozwiązanie z Exactus
Doradzamy konfigurację uprawnień w KSeF dla pracowników i przedstawicieli firmy. Posiadamy wiedzę w zakresie bezpiecznego modelu uprawnień, który zapewnia ciągłość pracy i kontrolę dostępu.
Problem 7: Brak obsługi faktur pro forma w KSeF
Problem
KSeF obsługuje wyłącznie faktury VAT, faktury zaliczkowe i faktury korygujące.
Faktury pro forma nie są dokumentem podatkowym i nie są wystawiane w KSeF. Wiele firm jednak korzysta z pro form jako elementu procesu sprzedaży – co oznacza konieczność utrzymania dwóch równoległych obiegów dokumentów.
Konsekwencje
Podwójny obieg zwiększa ryzyko błędów przy ręcznym przenoszeniu danych z pro formy na właściwą fakturę. Pracownicy muszą pamiętać, które dokumenty trafiają do KSeF, a które pozostają poza systemem.
Rozwiązanie z Exactus
Doradzamy w dostosowaniu procesów sprzedażowych do wymogów KSeF. Pomagamy opracować procedury dotyczące faktur pro forma poza KSeF i minimalizujemy ryzyko pomyłek przy wystawianiu faktur właściwych.
Problem 8: Brak graficznego podglądu faktury przed wysyłką
Problem
Faktura w KSeF to plik XML – nie ma tradycyjnego wyglądu dokumentu. Wiele programów księgowych nie oferuje czytelnego podglądu graficznego faktury przed jej ostatecznym wysłaniem do bramki ministerstwa. Przedsiębiorca zatwierdza dokument, nie widząc jego finalnej formy.
Konsekwencje
Brak wizualnej weryfikacji przed wysyłką zwiększa ryzyko błędów, które można było łatwo wychwycić. Każdy błąd po wysyłce wymaga faktury korygującej.
Rozwiązanie z Exactus
Doradzamy w wyborze oprogramowania z podglądem faktury przed wysyłką. Szkolimy pracowników z najlepszych praktyk weryfikacji dokumentów i pomagamy wdrożyć checklisty kontrolne.
Problem 9: Niestabilność bramki KSeF i błędy integracji oprogramowania
Problem
Szczególnie w pierwszych tygodniach działania obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy doświadczali problemów z dostępnością bramki ministerstwa oraz błędów w integracji między programami fakturowo-księgowymi a systemem rządowym. Faktury „zawieszały się” w kolejce wysyłki bez potwierdzenia.
Konsekwencje
Niestabilność systemu może prowadzić do przestojów w wystawianiu faktur, opóźnień w płatnościach i konieczności ręcznych interwencji. W skrajnych przypadkach – do błędów w rozliczeniach podatkowych.
Rozwiązanie z Exactus
Doradzamy w wyborze sprawdzonych rozwiązań integracyjnych z KSeF dostępnych na rynku. Pomagamy zrozumieć zasady trybu offline (faktury wystawione offline muszą trafić do KSeF w ciągu 24 godzin) oraz trybu awaryjnego (w razie awarii po stronie ministerstwa – 7 dni roboczych na przesłanie dokumentów).
Problem 10: Wystawianie faktur w trybie offline i awarie systemu
Problem
KSeF wprowadza dwa tryby awaryjne:
-
- Tryb offline – można wystawić fakturę bez połączenia z internetem i przesłać ją do KSeF w ciągu 24 godzin od wystawienia.
-
- Tryb awaryjny – używany w przypadku awarii po stronie ministerstwa; fakturę można przesłać w ciągu 7 dni roboczych od ustania awarii.
Wielu przedsiębiorców nie ma wdrożonych procedur na wypadek awarii, co naraża ich na przekroczenie terminów i potencjalną odpowiedzialność karnoskarbową.
Konsekwencje
Brak procedur awaryjnych to ryzyko nieterminowego przesyłania faktur do KSeF. Nawet w roku 2026 (bez administracyjnych kar finansowych) celowe lub wielokrotne naruszenia przepisów mogą skutkować ściganiem z KKS.
Rozwiązanie z Exactus
Pomagamy wdrożyć procedury pracy w trybie offline i awaryjnym. Szkolimy pracowników z zasad dokumentowania przyczyn opóźnień i prawidłowego postępowania w sytuacjach, gdy bramka KSeF jest niedostępna.
