Księgowość dla fundacji, stowarzyszenia, spółdzielni socjalnej — specyfika, usługi i problemy podatkowe
Fundacje, stowarzyszenia i spółdzielnie socjalne to trzy filary polskiego trzeciego sektora — podmiotów, których celem jest misja społeczna, a nie maksymalizacja zysku. Łączy je jedno: pomimo niezarobkowego charakteru działalności, obowiązki rachunkowe i podatkowe są co najmniej tak samo złożone jak w przypadku typowych przedsiębiorstw, a często znacznie bardziej wymagające. Znamy się na tym i wykonujemy usługi księgowe dla firm tej branży.
Właśnie dlatego Exactus ma realną przewagę nad biurami rachunkowymi, które oferują wyłącznie standardową obsługę.
Kluczowa różnica w stosunku do JDG czy spółki: biuro rachunkowe musi doskonale znać statut organizacji, bo to on decyduje o tym, co jest kosztem statutowym, a co nie. Bez tej wiedzy każde zakwalifikowanie operacji grozi błędem podatkowym.
Kluczowe cechy wyróżniające
Księgi
Rachunkowość w formie pełnych ksiąg + dodatkowe sprawozdania merytoryczne
Podział działalności
nieodpłatna statutowa / odpłatna statutowa / gospodarcza — każda ma inne skutki podatkowe
Misja
Misja społeczna, a nie maksymalizacja zysku
Zwolnienie
z CIT
warunkiem jest przeznaczenie dochodu wyłącznie na cele statutowe
Fundacje
Stowarzyszenia
Spółdzielnie socjalne
1. Czym charakteryzuje się fundacja i co ją wyróżnia?
Fundacja jest ustanawiana przez fundatora (osobę fizyczną lub prawną), który wydziela majątek na realizację wskazanego celu społecznego lub gospodarczo użytecznego. Nie ma wlascicieli ani udzialowcow — jest instytucją działającą na rzecz celu, nie osób. Fundacje — osoby prawne bez członków, realizujące cel woli fundatora (ustawa o fundacjach z 1984 r.)
Kluczowe cechy wyróżniające fundację pod kątem rachunkowym:
• Pełna rachunkowość jako zasada — każda fundacja prowadzi księgi rachunkowe wg Ustawy o rachunkowości (wyjątek: małe fundacje mogą stosować UEPiK, jeśli nie mają statusu OPP, nie prowadzą dział. gosp. i mają przychody poniżej 1 mln zł rocznie)
• Podział działalności: nieodpłatna statutowa / odpłatna statutowa / gospodarcza — każda ma inne skutki podatkowe i wymaga odrębnej ewidencji
• Zwolnienie z CIT na mocy art. 17 ust. 1 pkt 4 updop — warunkiem jest przeznaczenie dochodu wyłącznie na cele wskazane w statucie (zbieżne z katalogiem celów pożytku publicznego)
• Obowiązkowe sprawozdanie merytoryczne — każda fundacja składa roczne sprawozdanie z działalności do ministra nadzorującego (termin: do końca roku następnego)
• Fundacje ze statusem OPP — sprawozdanie finansowe i merytoryczne w bazie NIW do 15 lipca; prawo do 1,5% PIT; zwolnienie z podatku od nieruchomości zajętej na działalność nieodpłatną
• Brak obowiązku wypłaty zysku — cały wynik finansowy musi być przeznaczony na cele statutowe lub pozostawiony w organizacji
• Odpowiedzialność zarządu — za prawidłowość ksiąg, terminowe sprawozdania i deklaracje odpowiada osobiście zarząd, nawet jeśli zlecono księgowość zewnętrznie
2. Wykaz usług księgowych dla fundacji
A) Usługi typowe Każda fundacja potrzebuje tych usług niezależnie od skali działalności:
| Usługa | Zakres / specyfika dla fundacji |
| Prowadzenie ksiąg rachunkowych lub UEPiK | Pełna rachunkowość (zasada); UEPiK tylko gdy: brak statusu OPP, brak dział. gosp., przychody <1 mln zł; od 2026 r. nowe rozporządzenie MF regulujące UEPiK |
| Sporządzenie sprawozdania finansowego | Bilans, RZiS, informacja dodatkowa wg rozporządzenia MF dla NGO; termin: 31 marca; zatwierdzenie: zarząd do 30 czerwca |
| Deklaracja CIT-8 | Obowiązkowa nawet przy zerowym podatku; wykazanie dochodów zwolnionych i (ewentualnie) opodatkowanych |
| Obsługa kadrowo-płacowa | Pracownicy etatowi, zleceniobiorcy, umowy o dzieło; PIT-4R, PIT-11; ewidencja wolontariuszy |
| Bieżące doradztwo podatkowe | Kwalifikacja przychodów i kosztów; skutki podatkowe planowanych działań |
| Ewidencja środków trwałych | Wyposażenie biura, sprzęt, ewentualne nieruchomości; amortyzacja bilansowa i podatkowa |
B) Usługi specjalistyczne Tych usług nie znajdziesz w standardowej ofercie biur rachunkowych — wymagają znajomości ustaw sektorowych i prawa podatkowego dla NGO.
| Usługa specjalistyczna | Na czym polega |
| Opracowanie polityki rachunkowości dla fundacji | Zakładowy plan kont z podziałem na działalność nieodpłatną, odpłatną i gospodarczą; dostosowany do specyfiki organizacji i jej statutu |
| Ewidencja projektowa (per grant / dotacja) | Każda dotacja (samorządowa, ministerialna, UE) ma odrębne konta analityczne; rozliczanie wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych |
| Rozliczanie grantów UE (EFS, EFRR, Fundusze Nowe 2021–2027) | Wyodrębniona ewidencja; kwalifikowalność kosztów; przygotowanie wniosków o płatność; dokumentacja do kontroli |
| Sprawozdanie merytoryczne | Koordynacja przygotowania rocznego sprawozdania z działalności fundacji; złożenie do właściwego ministra; publikacja w bazie NIW (OPP) |
| Ewidencja i wycena darowizn | Prawidłowe ujęcie darowizn pieniężnych i rzeczowych; wystawienie potwierdzeń dla darczyńców; skutki podatkowe po stronie darczyńcy (odliczenie od dochodu) |
| Obsługa zbiórki 1,5% PIT (OPP) | Ewidencja wpływów z 1,5% PIT; przygotowanie sprawozdania z wydatkowania dla KAS |
| Doradztwo przy zakładaniu fundacji | Wybór formy prawnej, cel statutowy pod kątem zwolnienia CIT; rejestracja KRS; konsultacja treści statutu |
| Przygotowanie do kontroli KAS / NIK / grantodawcy | Kompletowanie i weryfikacja dokumentacji; uprzedni przegląd poprawności rozliczeń |
| JPK_CIT (wdrożenie od 2025 r.) | Fundacje jako osoby prawne objęte obowiązkiem; dostosowanie planu kont i przesyłanie ksiąg w strukturze JPK |
| Przejście z UEPiK na pełne księgi (lub odwrotnie) | Weryfikacja warunków; przygotowanie zawiadomienia do US; konwersja danych |
3. Najczęstsze problemy podatkowe i księgowe fundacji
Błędy w księgowości fundacji mogą skutkować utratą zwolnienia z CIT, cofnięciem statusu OPP, obowiązkiem zwrotu dotacji oraz osobistą odpowiedzialnością zarządu.
| Problem / ryzyko | Jak może pomóc biuro rachunkowe |
| Błędna kwalifikacja przychodów z działalności odpłatnej jako zwolnionych z CIT — np. wpływy ze szkoleń komercyjnych traktowane jak środki statutowe. | Biuro tworzy plan kont z twardym podziałem na trzy strumienie działalności; każda pozycja przychodów kwalifikowana z odwołaniem do statutu. |
| Brak wyodrębnionej ewidencji per projekt — wszystkie dotacje i wydatki na wspólnych kontach; uniemożliwia prawidłowe rozliczenie grantodawcy; ryzyko zwrotu dotacji. | Biuro prowadzi ewidencję analityczną per projekt; przygotowuje raporty finansowe zgodne z wymogami umów grantowych. |
| Pominięcie obowiązku CIT-8 — organizacja przekonana, że skoro nie płaci podatku, nie musi składać deklaracji (błąd! deklaracja obowiązkowa zawsze). | Biuro składa CIT-8 w terminie (do 31 marca) w imieniu fundacji niezależnie od wyniku podatkowego. |
| Brak lub opóźnione sprawozdanie merytoryczne — ryzyko utraty statusu OPP i cofnięcia prawa do 1,5% PIT. | Biuro koordynuje przygotowanie sprawozdania merytorycznego; pilnuje terminów złożenia do ministra i publikacji w bazie NIW. |
| Nieprawidłowe ujęcie darowizn rzeczowych — brak wyceny rynkowej lub wycena na zbyt niskim poziomie; brak potwierdzenia dla darczyńcy. | Biuro dokonuje prawidłowej wyceny; wystawia stosowne potwierdzenia; informuje darczyńcę o możliwości odliczenia od podatku. |
| Zapisy statutu niezgodne z katalogiem celów uprawniającym do zwolnienia z CIT — ogólnikowe sformułowania uniemożliwiają stosowanie art. 17 ust. 1 pkt 4. | Biuro sygnalizuje problematyczne zapisy statutu i rekomenduje ich aktualizację we współpracy z prawnikiem przed rejestracją lub zmianą. |
| Błędy przy kwalifikowalności kosztów UE — wydatki niezgodne z harmonogramem, brak dokumentów źródłowych, wykazanie kosztów poza kwalifikowalnym okresem. | Biuro weryfikuje każdy wydatek przed ujęciem; przygotowuje wnioski o płatność z pełną dokumentacją; asystuje przy kontroli instytucji wdrażającej. |
| Nieprzygotowanie na JPK_CIT — brak odpowiednio ustrukturyzowanego planu kont i danych do przesyłki elektronicznej (obowiązek od 2025 r. dla fundacji). | Biuro dostosowuje plan kont do wymogów JPK_CIT; wdraża właściwe oprogramowanie; przesyła JPK w imieniu fundacji. |
| Mieszanie rachunków bankowych projektów — wydatki jednej dotacji pokrywane ze środków innej; błędy przy rozliczeniu z grantodawcą. | Biuro zaleca odrębne rachunki bankowe per projekt (lub subkonta); weryfikuje zgodność przepływów z harmonogramem budżetu. |
| VAT — niezidentyfikowanie progu zwolnienia podmiotowego 240 tys. zł lub pomylenie zwolnienia podmiotowego z przedmiotowym. | Biuro monitoruje poziom obrotów; doradza przy wyborze zwolnienia VAT lub rejestracji jako czynny podatnik; pilnuje prewspółczynnika VAT gdy org. prowadzi działalność mieszaną. |
1. Czym charakteryzuje się stowarzyszenie i co je wyróżnia?
Stowarzyszenie to dobrowolne, samorządne, trwałe zrzeszenie o celach niezarobkowych. Decydującą rolę odgrywa Walne Zebranie Członków — to ono zatwierdza sprawozdania, uchwala budżet i podejmuje kluczowe decyzje. Zarząd odpowiada operacyjnie, a Komisja Rewizyjna sprawuje wewnętrzny nadzór finansowy.
Kluczowe cechy wyróżniające stowarzyszenie pod kątem rachunkowym:
• Dwa możliwe tryby księgowości: pełne księgi rachunkowe (zasada) lub UEPiK — od 2025 r. limit UEPiK wzrósł do 1 000 000 zł przychodu rocznie (wcześniej 100 tys. zł); warunki: brak statusu OPP, brak działalności gospodarczej, przychody wyłącznie ze źródeł statutowych
• Zwolnienie z CIT art. 17 ust. 1 pkt 4 updop — dla dochodów przeznaczonych na cele statutowe (oświata, kultura, sport, pomoc społeczna itd.); składki członkowskie zwolnione z CIT niezależnie od przeznaczenia (art. 17 ust. 1 pkt 40)
• Decyzje organów — każda uchwała o przeznaczeniu środków musi być udokumentowana i powinna znaleźć odzwierciedlenie w ewidencji
• Sprawozdanie finansowe zatwierdza Walne Zebranie (lub inny organ wg statutu); termin zatwierdzenia: do 30 czerwca
• Stowarzyszenia OPP — obowiązek sprawozdania merytorycznego i finansowego w bazie NIW; nie mogą korzystać z UEPiK
• Odpłatna działalność pożytku publicznego vs. działalność gospodarcza — granicą jest poziom wynagrodzenia; przekroczenie stawek określonych w ustawie o pożytku = działalność gospodarcza (inne skutki podatkowe i obowiązek wpisu do KRS-rejestru przedsiębiorców)
2. Wykaz usług księgowych dla stowarzyszeń
A) Usługi typowe Każde stowarzyszenie rejestrowe (KRS) potrzebuje tych usług:
| Usługa | Zakres / specyfika dla stowarzyszenia |
| Prowadzenie ksiąg rachunkowych lub UEPiK | Pełne księgi — zasada; UEPiK — od 2025 r. dostępne dla organizacji z przychodami do 1 mln zł, bez OPP, bez dział. gosp.; nowe rozporządzenie MF obowiązuje od 01.01.2026 |
| Sporządzenie sprawozdania finansowego | Wg rozporządzenia MF dla NGO; nie dotyczy org. na UEPiK (te składają tylko CIT-8) |
| Deklaracja CIT-8 | Obowiązkowa zawsze, nawet przy UEPiK i zerowym podatku; termin: 31 marca |
| Obsługa kadrowo-płacowa | Pracownicy, zleceniobiorcy; odrębna ewidencja wolontariuszy (umowy wolontariackie wg ustawy o pożytku) |
| Rozliczenia z US i ZUS | DRA, PIT-4R, PIT-11; bieżące przelewy składek |
| Bieżące doradztwo podatkowe | Kwalifikacja działań jako nieodpłatna/odpłatna/gospodarcza; skutki podatkowe planowanych przedsięwzięć |
B) Usługi specjalistyczne
Tych usług wymaga specyfika prawna stowarzyszeń — bez znajomości ustaw sektorowych łatwo o kosztowny błąd.
| Usługa specjalistyczna | Na czym polega |
| Doradztwo przy wyborze formy ewidencji | Analiza warunków UEPiK vs. pełne księgi; ocena planowanej działalności i źródeł finansowania; przygotowanie zawiadomienia do US |
| Opracowanie polityki rachunkowości / opisu zasad UEPiK | Plan kont z podziałem na działalność statutową i ewent. gospodarczą; opis zasad UEPiK zamiast polityki rachunkowości |
| Ewidencja projektów dotacyjnych | Per projekt analityka przychodów i kosztów; rozliczenia z każdym grantodawcą odrębnie |
| Obsługa zbiórek publicznych | Ewidencja wpływów ze zbiórek; rozliczenie z właściwą instytucją; skutki podatkowe (zwolnienie z PCC i podatku od spadków dla fundacji; stowarzyszenie — uwaga: nie objęte wszystkimi zwolnieniami) |
| Obsługa uchwał Walnego Zebrania | Przygotowanie projektu uchwały o przeznaczeniu zysku/nadwyżki na cele statutowe; właściwe odzwierciedlenie w księgach |
| Obsługa stowarzyszenia prowadzącego działalność gospodarczą | Odrębna ewidencja dział. gosp.; rejestracja w KRS-rejestr przedsiębiorców; VAT; CIT od dochodu z dział. gosp. |
| Przygotowanie do kontroli Komisji Rewizyjnej | Kompletowanie dokumentacji finansowej; weryfikacja rzetelności ksiąg przed wewnętrznym przeglądem |
| Doradztwo przy zakładaniu stowarzyszenia | Wybór formy (rejestrowe vs. zwykłe); treść statutu pod kątem podatkowym; rejestracja w KRS |
| JPK_CIT | Stowarzyszenia jako osoby prawne objęte obowiązkiem; dostosowanie planu kont i raportowanie elektroniczne |
3. Najczęstsze problemy podatkowe i księgowe stowarzyszeń
Stowarzyszenia są szczególnie narażone na błędy przy rozliczaniu dotacji oraz przy granicy między działalnością odpłatną a gospodarczą.
| Problem / ryzyko | Jak może pomóc biuro rachunkowe |
| Nieterminowe zawiadomienie US o wyborze / zmianie formy ewidencji — np. chęć przejścia na UEPiK po terminie (do 31 stycznia); skutek: obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg przez cały rok. | Biuro pilnuje terminu zawiadomień i przygotowuje pisma do US w imieniu stowarzyszenia. |
| Prowadzenie UEPiK mimo braku spełnienia warunków — np. organizacja uzyskała status OPP lub jej przychód przekroczył 1 mln zł i nie przeszła na pełne księgi. | Biuro monitoruje warunki UEPiK; sygnalizuje konieczność zmiany formy ewidencji i przeprowadza konwersję w odpowiednim terminie. |
| Błędne zakwalifikowanie odpłatnej działalności pożytku publicznego jako działalności gospodarczej (lub odwrotnie) — konsekwencje: nieodprowadzony CIT lub brak wpisu do KRS-R. | Biuro klasyfikuje każde działanie z uwzględnieniem stawek ustawowych; doradza przy granicy między odpłatną a gospodarczą. |
| Brak oddzielnej ewidencji per projekt dotacyjny — trudność z rozliczeniem umów dotacyjnych z grantodawcą; ryzyko zwrotu dotacji. | Biuro wdraża ewidencję analityczną per projekt; przygotowuje raporty finansowe wymagane umową. |
| Niezłożenie CIT-8 mimo prowadzenia UEPiK — przekonanie, że uproszczona ewidencja zwalnia z deklaracji CIT (błąd! CIT-8 obowiązkowy zawsze). | Biuro składa CIT-8 niezależnie od formy ewidencji i wysokości podatku. |
| Błędy w rozliczaniu składek członkowskich — zaliczenie ich do przychodów opodatkowanych CIT zamiast do zwolnionych na mocy art. 17 ust. 1 pkt 40. | Biuro prawidłowo kwalifikuje składki jako przychody zwolnione; wykazuje je poprawnie w CIT-8. |
| Brak umów wolontariackich lub ich nieprawidłowa treść — ryzyko zakwestionowania przez ZUS i konieczności zapłaty składek za wolontariuszy. | Biuro wdraża prawidłowe wzory umów wolontariackich; prowadzi ewidencję wolontariuszy zgodnie z ustawą o pożytku. |
| Prewspółczynnik i proporcja VAT — organizacje prowadzące działalność mieszaną (zwolniona + opodatkowana) nieprawidłowo odliczają VAT od wydatków wspólnych. | Biuro wylicza prewspółczynnik i proporcję VAT; stosuje je konsekwentnie przy każdym zakupie; informuje zarząd o limitach odliczenia. |
| Przekroczenie limitu VAT 240 tys. zł bez rejestracji jako czynny podatnik VAT — kary, odsetki, konieczność retrospektywnej rejestracji. | Biuro monitoruje poziom obrotów i wszczyna procedurę rejestracji VAT przed przekroczeniem progu. |
| Brak przygotowania do JPK_CIT — stowarzyszenia jako osoby prawne objęte nowym obowiązkiem elektronicznego raportowania ksiąg. | Biuro dostosowuje plan kont do wymogów JPK_CIT i przesyła strukturę elektroniczną w imieniu stowarzyszenia. |
1. Czym charakteryzuje się spółdzielnia socjalna i co ją wyróżnia?
Spółdzielnia socjalna to szczególny podmiot prawa spółdzielczego, który łączy cechy przedsiębiorstwa z misją organizacji pozarządowej. Jej celem statutowym jest prowadzenie wspólnego przedsiębiorstwa w oparciu o osobistą pracę członków oraz reintegracja społeczna i zawodowa osób zagrożonych wykluczeniem. Podlega Ustawie o spółdzielniach socjalnych z 2006 r. oraz ogólnemu Prawu spółdzielczemu z 1982 r.
Kluczowe cechy wyróżniające spółdzielnię socjalną pod kątem rachunkowym:
• Obowiązkowa pełna rachunkowość (księgi rachunkowe) — bez wyjątku, od pierwszego dnia działalności
• Podwójna natura — prowadzi działalność gospodarczą (przychody ze sprzedaży usług/produktów) ORAZ działalność reintegracyjną (niekomercyjną); obie muszą być ewidencjonowane odrębnie
• Specyficzne fundusze własne: fundusz udziałowy (wpłaty członków), fundusz zasobowy (min. 20% nadwyżki bilansowej), fundusz wzajemnościowy (tworzony przy konsorcjum spółdzielczym)
• Podział nadwyżki bilansowej: min. 20% na fundusz zasobowy, min. 30% na reintegrację społeczną i zawodową członków — wg ustawy z 2018 r. (zmiana z poprzedniego schematu 40%/20%)
• Zwolnienie z CIT art. 17 ust. 1 pkt 43 updop — dochody przeznaczone na reintegrację zawodową i społeczną są zwolnione; warunek: wydatkowanie w tym samym roku podatkowym i niezaliczenie do KUP
• Dotacje z PUP — refundacja składek ZUS, zwrot kosztów wynagrodzeń dla nowych członków przez pierwsze 24 miesiące; wymagają precyzyjnego rozliczenia z urzędem pracy
• Wsparcie z PFRON — dofinansowania do wynagrodzeń niepełnosprawnych członków; miesięczne wniosek INF-D-P; dokumentacja kadrowa i płacowa na najwyższym poziomie
• Lustracja — obowiązkowy przegląd działalności co 3 lata przeprowadzany przez związki rewizyjne
2. Wykaz usług księgowych dla spółdzielni socjalnej
A) Usługi typowe
Każda spółdzielnia socjalna potrzebuje tych usług — prowadzi pełne księgi i jest w pełni opodatkowana (z częściowym zwolnieniem CIT):
| Usługa | Zakres / specyfika dla spółdzielni socjalnej |
| Prowadzenie ksiąg rachunkowych | Pełna rachunkowość — bezwzględnie; plan kont z podziałem na działalność gosp. i reintegracyjną |
| Sporządzenie sprawozdania finansowego | Bilans, RZiS, informacja dodatkowa; zatwierdzenie przez Walne Zgromadzenie |
| Deklaracja CIT-8 | Z prawidłowym wyodrębnieniem dochodów zwolnionych (reintegracja) i opodatkowanych (dochód komercyjny) |
| Obsługa kadrowo-płacowa | Wynagrodzenia członków (spółdzielcza umowa o pracę), pracowników zewnętrznych; DRA, PIT-4R, PIT-11 |
| Ewidencja środków trwałych | Maszyny, wyposażenie zakupione z dotacji lub ze środków własnych; amortyzacja |
| Rozliczenia VAT (JPK_VAT) | Spółdzielnie socjalne często są czynnymi podatnikami VAT (usługi komercyjne); monitoring progu zwolnienia |
| Bieżące doradztwo podatkowe | Kwalifikacja wydatków reintegracyjnych jako zwolnionych z CIT; optymalizacja w granicach prawa |
B) Usługi specjalistyczne Obsługa spółdzielni socjalnej wymaga znajomości ustawy o spółdzielniach socjalnych, przepisów PFRON i zasad rozliczeń z PUP — unikalnej kombinacji wiedzy.
| Usługa specjalistyczna | Na czym polega |
| Rozliczenie dotacji z Urzędu Pracy (PUP) | Refundacja składek ZUS członków przez 24 mies.; zwrot części wynagrodzenia; rozliczenie na formularzach PUP; dokumentacja wymagań zatrudnieniowych |
| Rozliczenie dofinansowania z PFRON | Miesięczny wniosek INF-D-P dla każdego niepełnosprawnego członka; monitoring wymogów kadrowych uprawniających do wsparcia |
| Ewidencja i rozliczanie funduszy spółdzielczych | Fundusz udziałowy, zasobowy — odrębna ewidencja analityczna; prawidłowy podział nadwyżki: min. 20% zasobowy, min. 30% reintegracja |
| Prawidłowy podział nadwyżki bilansowej | Projekt uchwały Walnego Zgromadzenia zgodny z ustawą; ewidencja podziału; raportowanie |
| Rozliczenie działalności reintegracyjnej dla celów zwolnienia CIT | Wyodrębnienie wydatków na reintegrację; pilnowanie warunku wydatkowania w roku uzyskania dochodu; dokumentowanie działań reintegracyjnych |
| Dokumentacja wkładów i udziałów członkowskich | Ewidencja wpłat wkładów; rozliczenie przy przyjęciu i wyjściu członka; konsekwencje podatkowe |
| Obsługa dofinansowania z EFS / projektów społecznych | Wyodrębniona ewidencja projektów; kwalifikowalność kosztów; wnioski o płatność; dokumentacja do kontroli instytucji wdrażającej |
| Przygotowanie do lustracji | Kompletna dokumentacja finansowa na potrzeby lustratora; realizacja zaleceń polustracyjnych |
| Doradztwo przy zakładaniu spółdzielni socjalnej | Etapy zakładania, rejestracja KRS, wniosek o dotację z PUP na wkłady członkowskie; wybór optymalnej struktury |
| JPK_CIT | Spółdzielnie socjalne jako osoby prawne objęte obowiązkiem; dostosowanie planu kont i raportowanie |
3. Najczęstsze problemy podatkowe i księgowe spółdzielni socjalnych
Spółdzielnia socjalna łączy ryzyko podatkowe spółki, NGO i podmiotu publicznego jednocześnie — każdy z tych obszarów może być źródłem błędu.
| Problem / ryzyko | Jak może pomóc biuro rachunkowe |
| Błędne stosowanie zwolnienia z CIT art. 17 ust. 1 pkt 43 — przeznaczenie dochodu na reintegrację po terminie (po zakończeniu roku podatkowego) lub zaliczenie tych samych wydatków do KUP. | Biuro monitoruje dochód w ciągu roku i planuje wydatki reintegracyjne tak, by warunek wydatkowania w roku bieżącym był spełniony; pilnuje, by wydatki reintegracyjne nie trafiały do KUP. |
| Nieprawidłowy podział nadwyżki bilansowej — niespełnienie ustawowych minimów (20% fundusz zasobowy, 30% reintegracja); ryzyko odpowiedzialności zarządu. | Biuro przygotowuje projekt uchwały WZ zgodny z ustawą; właściwie księguje podział; archiwizuje dokumentację. |
| Błędy w rozliczeniu dotacji z PUP — brak wymaganej dokumentacji zatrudnieniowej; nieterminowe złożenie wniosków o refundację składek ZUS. | Biuro prowadzi szczegółową ewidencję czasu pracy i dokumentacji kadrowej; składa wnioski o refundację w terminach wynikających z umowy z PUP. |
| Błędy w dokumentacji PFRON (INF-D-P) — nieprawidłowe dane kadrowe, braki w orzeczeniach o niepełnosprawności, błędy w wyliczeniu kwoty dofinansowania. | Biuro weryfikuje kompletność orzeczeń; wylicza kwoty proporcjonalnie do wymiaru etatu; składa INF-D-P w terminie. |
| Brak ewidencji wyodrębnionej dla działalności reintegracyjnej — niemożność udowodnienia organom podatkowym, że zwolniony dochód faktycznie trafił na działania reintegracyjne. | Biuro prowadzi konta analityczne dla wydatków reintegracyjnych; tworzy rejestr działań reintegracyjnych do celów podatkowych. |
| Nieprawidłowa ewidencja wkładów i udziałów — mieszanie środków z wkładów z przychodami operacyjnymi; błędne ujęcie przy wyjściu członka. | Biuro prowadzi oddzielne konta dla funduszu udziałowego; prawidłowo rozlicza wkłady przy wejściu i wyjściu; informuje o podatkowych skutkach po stronie członka. |
| Brak przygotowania na lustrację — niekompletna dokumentacja finansowa, niezrealizowane zalecenia polustracyjne. | Biuro przygotowuje kompletną dokumentację finansową; wdraża zalecenia z poprzedniej lustracji; asystuje przy kontaktach z lustratorem. |
| VAT — niezidentyfikowanie momentu przekroczenia progu podmiotowego 240 tys. zł (od 2026 r.), szczególnie przy szybko rosnącej działalności usługowej. | Biuro monitoruje obroty; wszczyna procedurę rejestracji VAT z wyprzedzeniem; doradza przy optymalizacji obciążeń VAT. |
| Błędy przy rozliczeniu projektów EFS — brak wyodrębnionej ewidencji projektu wymaganej przez instytucję wdrażającą; niekwalifikowalne koszty. | Biuro prowadzi pełną ewidencję projektową; weryfikuje kwalifikowalność każdego kosztu; przygotowuje wnioski o płatność i dokumentację kontrolną. |
| Brak dokumentacji działalności reintegracyjnej (programy reintegracji, listy uczestników, raporty) — ryzyko zakwestionowania zwolnienia CIT przez KAS. | Biuro zaleca wdrożenie systemu dokumentowania działań reintegracyjnych; przechowuje kopie dokumentacji w aktach; asystuje przy kontroli KAS. |
Radosław Degis
Ekspert Exactus
Maszy pytania? Skontaktuj się z naszym ekspertem
Zapytaj o wycenę
Karolina Markiewicz
Dział Obsługi Klienta
Godziny pracy
pon. – czw.: 7-17
pt.: 7-16
Adres
ul. Bukowa 16
62-050 Mosina