Nadzór księgowy
Eksperckie wsparcie dla firm, które prowadzą księgowość we własnym zespole, ale potrzebują dodatkowej kontroli ksiąg, konsultacji przy trudniejszych zdarzeniach albo pomocy przy zamknięciach i sprawozdawczości.
Nie musisz przekazywać całej księgowości na zewnątrz. Exactus może wejść w wybrane obszary i pracować razem z Twoją główną księgową lub działem finansowo-księgowym.
Co daje firmie zewnętrzny nadzór księgowy?
Drugi poziom kontroli bez reorganizacji działu
Bieżące księgowanie może nadal pozostawać po stronie Twojego zespołu. Exactus weryfikuje uzgodnione obszary i daje dodatkowe spojrzenie na księgi, rozliczenia oraz sposób ujmowania bardziej złożonych operacji.
Ekspert dostępny wtedy, gdy pojawia się trudniejszy temat
Nietypowa transakcja, nowe źródło finansowania, rozbudowane rozrachunki czy problem przy zamknięciu okresu nie muszą być rozwiązywane wyłącznie wewnętrznymi zasobami. Zespół księgowy może skonsultować zagadnienie z zewnętrznym specjalistą.
Zakres nadzoru dopasowany do realnej potrzeby
Nie narzucamy jednego modelu współpracy. Możemy regularnie kontrolować określone obszary, uczestniczyć w zamknięciach albo zapewnić czasowe wsparcie w okresie zwiększonego obciążenia zespołu.
Masz własną księgowość? Nie musisz jej outsourcować
Nadzór księgowy jest rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, które chcą zachować wewnętrzny dział księgowości, ale jednocześnie potrzebują dostępu do dodatkowych kompetencji.
Twój zespół może nadal odpowiadać za bieżący obieg dokumentów, księgowanie i codzienną pracę operacyjną, natomiast Exactus obejmuje ustalonym nadzorem te elementy, w których potrzebna jest dodatkowa weryfikacja lub wsparcie eksperckie.
Przed rozpoczęciem współpracy dokładnie ustalamy podział zadań. Dzięki temu główna księgowa, zarząd i Exactus wiedzą, za które czynności odpowiada każda ze stron.
Kiedy warto włączyć zewnętrzny nadzór księgowy?
Najczęściej nie chodzi o zastąpienie obecnej księgowości, ale o rozwiązanie konkretnego problemu albo zapewnienie dodatkowego poziomu kompetencji.
- firma ma własną księgową lub dział księgowości, ale potrzebuje zewnętrznej weryfikacji,
- skala przedsiębiorstwa rośnie i pojawiają się coraz bardziej złożone operacje,
- główna księgowa potrzebuje partnera do konsultowania nietypowych zdarzeń,
- firma chce uporządkować proces zamknięcia miesiąca lub roku,
- przed sporządzeniem sprawozdania trzeba zweryfikować wybrane konta i rozrachunki,
- zmienia się plan kont albo organizacja wewnętrznej księgowości,
- zespół przechodzi okres zwiększonego obciążenia albo zmian personalnych,
- zarząd chce mieć dodatkową kontrolę nad jakością danych księgowych.
Nadzór może być usługą stałą, okresową albo zostać uruchomiony na czas konkretnego projektu lub problemu.
Co możemy objąć nadzorem księgowym?
Zakres ustalamy po poznaniu organizacji księgowości i odpowiedzialności wewnętrznego zespołu. Współpraca może obejmować m.in.:
- weryfikację poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- kontrolę wybranych księgowań i sposobu ujmowania operacji gospodarczych,
- weryfikację sald kont i rozrachunków,
- kontrolę ewidencji środków trwałych i innych wybranych obszarów ksiąg,
- weryfikację danych wykorzystywanych w rozliczeniach CIT i VAT,
- kontrolę uzgodnionych deklaracji i struktur JPK,
- wsparcie przy zamknięciu miesiąca, kwartału lub roku,
- wsparcie przy przygotowaniu danych do sprawozdania finansowego,
- konsultacje dotyczące nietypowych zdarzeń gospodarczych,
- analizę planu kont i sposobu organizacji księgowości,
- wsparcie przy tworzeniu lub porządkowaniu wewnętrznych procedur księgowych,
- czasowe wsparcie zespołu w okresach zwiększonego obciążenia.
Nie każda firma potrzebuje całego tego zakresu. Często najlepszym rozwiązaniem jest objęcie nadzorem kilku obszarów, które są najbardziej złożone lub mają największe znaczenie dla poprawności zamknięcia okresu.
Wsparcie przy zamknięciu miesiąca i roku
Zamknięcie okresu często kumuluje problemy, które w bieżącej pracy księgowości nie były jeszcze widoczne – nieuzgodnione salda, otwarte rozrachunki, brakujące dokumenty albo operacje wymagające dodatkowej analizy.
Exactus może wesprzeć zespół w przygotowaniu zamknięcia, zweryfikować uzgodnione obszary ksiąg i pomóc ustalić kwestie wymagające wyjaśnienia przed zakończeniem okresu.
Przy zamknięciu roku zakres może zostać rozszerzony o wsparcie w przygotowaniu danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania finansowego.
Gdy problemem nie są księgowania, ale sposób organizacji księgowości
Wraz ze wzrostem firmy może okazać się, że dotychczasowy układ kont, podział obowiązków albo sposób uzgadniania danych nie odpowiada już skali przedsiębiorstwa.
W ramach nadzoru możemy przyjrzeć się organizacji księgowości, wykorzystaniu planu kont oraz sposobowi, w jaki informacje przepływają pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za poszczególne elementy procesu.
Celem może być nie tylko poprawność zapisów, ale również uporządkowanie księgowości tak, aby łatwiej było ją zamykać, kontrolować i wykorzystywać jej dane w dalszej pracy przedsiębiorstwa.
Nadzór księgowy, outsourcing i badanie sprawozdania to różne usługi
W ramach pełnego outsourcingu biuro rachunkowe przejmuje bieżące prowadzenie księgowości. Przy nadzorze operacyjna księgowość może pozostać w Twojej firmie, a Exactus pełni uzgodnioną funkcję kontrolną i konsultacyjną.
Nadzór nie jest również badaniem sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Jego celem jest bieżące lub okresowe wsparcie procesu księgowego, a nie wydanie niezależnej opinii z badania, dlatego już na początku współpracy ustalamy, czy potrzebujesz regularnego nadzoru, jednorazowej weryfikacji konkretnego obszaru czy innej specjalistycznej usługi.
Jak rozpoczynamy nadzór nad księgowością?
Poznajemy sposób pracy zespołu
Ustalamy, kto prowadzi księgowość, jakie zadania wykonuje wewnętrzny dział, z jakiego systemu korzysta firma i które obszary wymagają dodatkowego wsparcia.
Określamy zakres odpowiedzialności Exactus
Wskazujemy, które księgi, rozliczenia lub procesy będą przez nas weryfikowane, jak często ma odbywać się kontrola oraz w jaki sposób zgłaszane będą pytania i kwestie wymagające wyjaśnienia.
Ustalamy rytm współpracy
Może to być stały nadzór, cykliczny przegląd przed zamknięciem okresu albo wsparcie uruchamiane przy konkretnych problemach. Model możemy później zmieniać wraz z potrzebami przedsiębiorstwa.
Dokumentacja i konsultacje mogą być realizowane zdalnie. W przypadku firm z Poznania, Mosiny i okolic możliwa jest również współpraca bezpośrednia z zespołem Exactus.
Karolina Markiewicz
Dział Obsługi Klienta
Maszy pytania? Skontaktuj się ze specjalistą z Działu Obsługi Klienta
Dlaczego Exactus?
Poznaj nasz zespół, osiągnięcia oraz dowody zaufania społecznego
Dlaczego warto
Certyfikaty
Nasz zespół
Jakość naszych usług jest gwarantowana przez wysokie kwalifikacje zatrudnionych osób
oraz wieloletnie doświadczenie w branży księgowej
Wykwalifikowany zespół
Pewność prawidłowego prowadzenia dokumentów dają uprawnienia naszych pracowników do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Rada Nadzorcza złożona jest m.in. z biegłych rewidentów. Nasz zespół to wielu wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie m.in. podatku od towarów i usług, podatków dochodowych, rachunkowości i spraw płacowo – kadrowych.
Wszechstronne doświadczenie
Świadczymy usługi dla wielu branż od 25 lat. Nasi Klienci to jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, fundacje, spółdzielnie i stowarzyszenia. Na przestrzeni lat to ponad 1000 przedsiębiorców. Praktycznie nie ma zdarzenia gospodarczego, podatkowego, które mogłoby nas zaskoczyć.
Nagrody i certyfikaty
Byliśmy wielokrotnie docenieni za stałe utrzymywanie wysokiej jakości świadczonych przez nas usług oraz standardy zawodowe. Właśnie dlatego możesz być spokojny, że zapewniamy stabilne i bezpieczne funkcjonowanie Twojego podmiotu.
Wspieramy w rozwoju i przekształceniach
Wspieramy Klientów przy zmianach właścicielskich, zmianie formy prowadzenia działalności lub przy przejściu przedsiębiorstwa z ewidencji uproszczonej (księgi przychodów i rozchodów) na pełne księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Jakość potwierdzona certyfikatami i uznaniem branży
2002
Certyfikat Ministerstwa Finansów
Uprawnienie do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
2024
Tytuł „Poznański Lider Przedsiębiorczości”
Tej nagrody nie da się kupić. Na tą nagrodę trzeba sobie zasłużyć swoją działalnością” – Jan Grabkowski Starosta Poznański
2026
Certyfikat Najwyższa Jakość w bankowości i finansach
Za najwyższą jakość usług księgowo – finansowych, dynamiczny rozwój oraz wszechstronną ofertę (Wielkopolskie Stowarzyszenie Badań nad Jakością)
2004
Biuro Biegłych Rewidentów
Uprawnienia do badania sprawozdań finansowych wydane przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów
Exactus to wielu wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie m.in. podatku od towarów i usług, podatków dochodowych, rachunkowości i spraw płacowo – kadrowych. Dzięki temu, Biuro zapewnia profesjonalne rozwiązanie wszelkich pojawiających się problemów.
Poznaj nasz zespół
Naszą kadrę stanowią pasjonaci księgowości, podatków oraz ekspertki z zakresu płac i kadr. Każdy z nas specjalizuje się w konkretnych branżach, dzięki czemu zapewniamy ekspercką obsługę.
Certyfikowani specjaliści
Nasi księgowi posiadają aktualne certyfikaty i regularnie się szkolą
Stały opiekun Klienta
Jeden dedykowany księgowy (+ zastępstwo), który zna Twój biznes od podszewki
Szybki kontakt
Odpowiadamy na pytania w 24h – telefon, email, sms
Referencje
Co mówią o nas nasi klienci
„Współpraca z Exactus to strzał w dziesiątkę. Profesjonalizm, terminowość i wsparcie na najwyższym poziomie.”
TechStart Sp. z o.o.
IT
„Dzięki Exactus mogę skupić się na prowadzeniu restauracji, a księgowość jest zawsze w porządku.”
Restauracja 'Smak Miasta’
Gastronomia
„15 lat współpracy i zero problemów. Polecam każdemu, kto szuka rzetelnego biura rachunkowego.”
BudMax
Budownictwo
Najczęstsze pytania o nadzór księgowy
Kto nadal prowadzi księgi, co dokładnie kontroluje Exactus i jak ustalić granice odpowiedzialności? Odpowiadamy na najważniejsze pytania firm, które chcą zachować własną księgowość i jednocześnie korzystać ze wsparcia zewnętrznego eksperta.
Czym nadzór księgowy różni się od zlecenia całej księgowości do biura?
Przy pełnym outsourcingu biuro rachunkowe przejmuje bieżące prowadzenie ksiąg i rozliczeń w ustalonym zakresie. Przy nadzorze księgowość może nadal być prowadzona przez pracowników Twojej firmy, natomiast Exactus weryfikuje określone obszary, wspiera zespół przy trudniejszych zagadnieniach i uczestniczy w uzgodnionych etapach procesu, np. zamknięciu okresu.
Czy Exactus będzie księgować dokumenty, czy tylko je kontrolować?
To zależy od ustalonego modelu współpracy. Nadzór może ograniczać się do kontroli pracy prowadzonej przez zespół klienta, ale możemy również ustalić przejęcie konkretnego procesu lub dodatkowych czynności. Przed rozpoczęciem współpracy jasno określamy, co pozostaje po stronie firmy, a za jakie zadania odpowiada Exactus.
Czy nadzór może obejmować tylko jeden wybrany obszar księgowości?
Tak. Nie trzeba obejmować kontrolą całych ksiąg. W zależności od problemu możemy skoncentrować się np. na rozrachunkach, środkach trwałych, rozliczeniach podatkowych, wybranych kontach, zamknięciu okresu albo danych potrzebnych do sprawozdawczości.
Jak często może odbywać się weryfikacja ksiąg?
Częstotliwość ustalamy indywidualnie. Nadzór może odbywać się co miesiąc, kwartalnie, przed rocznym zamknięciem albo w innym rytmie odpowiadającym organizacji księgowości. Możliwe jest również wsparcie uruchamiane tylko wtedy, gdy pojawia się konkretne trudniejsze zagadnienie.
Czy można zlecić Exactus tylko wsparcie przy zamknięciu miesiąca lub roku?
Tak. Zakres może zostać ograniczony do przygotowania i weryfikacji wybranych elementów zamknięcia. Ustalamy wtedy, które konta, rozrachunki, ewidencje lub inne dane wymagają sprawdzenia oraz za które elementy zamknięcia nadal odpowiada wewnętrzny zespół księgowy.
Czy nadzór może obejmować VAT, CIT i JPK?
Tak, jeżeli taki zakres zostanie uzgodniony. Możemy weryfikować dane wykorzystywane do przygotowania rozliczeń podatkowych, deklaracji i wymaganych struktur JPK oraz wskazywać zagadnienia wymagające dodatkowego wyjaśnienia lub konsultacji podatkowej.
Czy Exactus może pomóc przy sporządzaniu sprawozdania finansowego?
W ramach nadzoru możemy wspierać zespół w przygotowaniu i weryfikacji danych potrzebnych do sporządzenia sprawozdania finansowego oraz uporządkowaniu ksiąg przed zamknięciem roku. Dokładny zakres ustalamy z osobami odpowiedzialnymi za księgowość i sprawozdawczość w firmie.
Czy nadzór księgowy jest tym samym co audyt lub badanie sprawozdania finansowego?
Nie. Nadzór jest usługą wspierającą bieżący proces księgowy i może mieć charakter stały lub okresowy. Badanie sprawozdania finansowego jest natomiast odrębną usługą wykonywaną przez biegłego rewidenta według właściwych zasad i kończy się wydaniem odpowiedniego sprawozdania z badania. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy ustalamy, jakiego rodzaju weryfikacji rzeczywiście potrzebuje firma.
Co dzieje się, jeśli podczas nadzoru zostanie wykryty błąd?
Wskazujemy problem i ustalamy, czego dotyczy oraz jakie działania mogą być potrzebne. W zależności od sytuacji może wystarczyć poprawienie bieżącego księgowania, a w innych przypadkach konieczne może być przeanalizowanie wcześniejszych zapisów lub przygotowanie korekty. Zakres dodatkowych prac ustalamy odpowiednio do charakteru problemu.
Czy nadzór może być wsparciem dla głównej księgowej?
Tak. To jeden z naturalnych modeli współpracy. Główna księgowa nadal zarządza bieżącą księgowością firmy, natomiast otrzymuje możliwość konsultowania trudniejszych zagadnień, weryfikacji wybranych rozliczeń albo wsparcia przy zamknięciach i zmianach w sposobie prowadzenia ksiąg.
Co jeśli główna księgowa odchodzi albo będzie dłużej nieobecna?
W takiej sytuacji możemy omówić czasowe rozszerzenie zakresu wsparcia, aby pomóc zespołowi przejść przez okres zmiany. Możliwość i zakres przejęcia konkretnych obowiązków zależą od organizacji księgowości, dostępów do systemów oraz zadań wykonywanych dotychczas przez tę osobę.
Czy Exactus może pomóc uporządkować plan kont i procedury księgowe?
Tak. Jeżeli obecny sposób organizacji księgowości nie odpowiada już strukturze firmy, możemy przeanalizować plan kont, sposób ujmowania określonych operacji oraz wybrane procedury związane z obiegiem i kontrolą danych księgowych. Zakres takich prac ustalamy na podstawie rzeczywistego problemu.
Kto odpowiada za księgowość, gdy Exactus świadczy tylko nadzór?
Podział obowiązków i odpowiedzialności zależy od zakresu zawartej umowy. Dlatego przed rozpoczęciem nadzoru szczegółowo ustalamy, które czynności wykonuje zespół klienta, które elementy podlegają kontroli Exactus oraz jakie zadania przejmujemy bezpośrednio. Nadzór nad wybranym obszarem nie oznacza automatycznego przejęcia całej księgowości przedsiębiorstwa.
Czy nadzór księgowy może być prowadzony zdalnie?
Tak, wiele elementów współpracy można realizować na podstawie elektronicznie udostępnianych danych i dokumentacji oraz zdalnych konsultacji z zespołem księgowym. Jeżeli charakter procesu wymaga pracy bezpośrednio z zespołem lub systemami w siedzibie firmy, sposób współpracy możemy ustalić indywidualnie.
Od czego zależy koszt nadzoru księgowego?
Znaczenie ma przede wszystkim zakres kontrolowanych obszarów, wielkość i złożoność księgowości, częstotliwość przeglądów oraz poziom zaangażowania specjalisty Exactus. Inaczej wyceniane będzie okresowe sprawdzenie wybranych kont, a inaczej stałe wsparcie głównej księgowej i udział w comiesięcznych zamknięciach. Zakres i wycenę ustalamy po poznaniu potrzeb firmy.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytanie? Zadzwoń: +48 797 857 841 lub napisz: bok@exactus.com.pl. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
Zapytaj o nadzór księgowyKontakt
Karolina Markiewicz
Dział Obsługi Klienta i Marketingu
Godziny pracy
pn. – czw.: 7 – 17
pt.: 7-16
sb.-ndz. – nieczynne
Adres
ul. Bukowa 16
62-050 Mosina