Zmiana biura rachunkowego

Tak. Nie trzeba czekać do końca roku podatkowego lub obrotowego. Najważniejsze jest ustalenie konkretnej daty przejęcia oraz tego, które rozliczenia kończy dotychczasowe biuro, a od którego okresu odpowiada za nie Exactus. Przy pełnych księgach przejęcie w trakcie roku wymaga przekazania większego zakresu danych, ale również może zostać zorganizowane.

Początek miesiąca, kwartału lub nowego roku może ułatwiać organizacyjne rozdzielenie pracy pomiędzy biurami, ale nie ma potrzeby odkładać zmiany wyłącznie z tego powodu. Jeżeli obecna obsługa powoduje problemy, ważniejsze jest prawidłowe zaplanowanie przejęcia niż czekanie na umowną „idealną” datę.

Nie. Warto najpierw sprawdzić możliwości przejęcia księgowości i ustalić potencjalną datę rozpoczęcia nowej obsługi. Następnie należy zweryfikować okres wypowiedzenia, sposób rozwiązania umowy oraz zasady wydania dokumentacji określone w umowie z dotychczasowym biurem. Pozwala to uniknąć okresu, w którym żadne biuro nie odpowiada za bieżące rozliczenia.

Tak. Najpierw ustalamy sposób prowadzenia księgowości i zakres dotychczasowej obsługi, a następnie przygotowujemy listę danych potrzebnych do przejęcia. Inny zestaw będzie potrzebny przy ryczałcie lub KPiR, inny przy pełnych księgach, a dodatkowe materiały dochodzą w przypadku obsługi pracowników.

W zależności od sytuacji potrzebne mogą być m.in. dotychczasowa KPiR lub ewidencja przychodów, rejestry VAT, pliki JPK i potwierdzenia ich wysyłki, informacje o rozliczeniach podatku dochodowego, ewidencja środków trwałych, dane dotyczące ZUS oraz dokumenty źródłowe potrzebne do kontynuowania rozliczeń. Dokładną listę przygotowujemy indywidualnie.

Przy pełnej księgowości zakres jest szerszy. Oprócz dokumentacji podatkowej potrzebne są dane umożliwiające kontynuację ksiąg, m.in. plan kont, zapisy księgowe, zestawienia obrotów i sald, rozrachunki, ewidencje majątku oraz odpowiednie dane z wcześniejszych okresów i sprawozdania finansowe. Zakres ustalamy po poznaniu struktury księgowości konkretnej spółki lub przedsiębiorstwa.

Tak. Jeżeli dotychczasowe biuro prowadzi również sprawy pracownicze, możemy ustalić wspólne przejęcie księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej. W takim przypadku do procesu dochodzi przekazanie odpowiedniej dokumentacji pracowniczej, danych dotyczących wynagrodzeń, zgłoszeń i rozliczeń z ZUS oraz pozostałych informacji potrzebnych do kontynuowania obsługi.

To należy jednoznacznie ustalić przed przejęciem księgowości. Znaczenie ma data zakończenia dotychczasowej umowy, zakres przekazanych danych oraz ustalenia z nowym biurem. Przy planowaniu zmiany określamy więc nie tylko datę rozpoczęcia bieżącej obsługi, ale również kto odpowiada za zamknięcie danego okresu i przygotowanie rozliczeń rocznych.

Przy standardowym przejęciu sprawdzamy przede wszystkim kompletność i spójność danych potrzebnych do dalszego prowadzenia księgowości. Nie oznacza to automatycznego audytu wszystkich wcześniejszych okresów. Jeżeli masz konkretne wątpliwości dotyczące dotychczasowych rozliczeń albo podczas wdrożenia pojawią się nieprawidłowości, możemy ustalić zakres dodatkowej analizy.

Najpierw trzeba ustalić, czego dotyczy problem, jakiego okresu i czy wpływa na złożone wcześniej rozliczenia. Dopiero wtedy można określić, czy potrzebne są dodatkowe wyjaśnienia, uzupełnienie dokumentów albo korekty. Takie prace ustalamy osobno od standardowego przejęcia bieżącej księgowości, ponieważ ich zakres zależy od charakteru wykrytych nieprawidłowości.

Zakres odpowiedzialności Exactus rozpoczyna się zgodnie z datą i zakresem usług ustalonym w umowie. Samo przeniesienie księgowości nie oznacza automatycznego przejęcia odpowiedzialności za sposób prowadzenia rozliczeń przez poprzednie biuro. Jeżeli wcześniejsze okresy wymagają sprawdzenia lub korekt, ustalamy je jako dodatkowy zakres prac.

Trzeba sprawdzić, jakie pełnomocnictwa zostały wcześniej udzielone księgowym lub innym osobom z dotychczasowego biura i które z nich należy odwołać. Może to dotyczyć m.in. pełnomocnictw podatkowych, uprawnień do elektronicznego podpisywania deklaracji oraz pełnomocnictw w ZUS. Następnie ustanawiane są uprawnienia potrzebne osobom, które będą obsługiwać firmę po zmianie.

Przy zmianie biura trzeba również uporządkować uprawnienia do KSeF. Dotychczasowe dostępy, które nie są już potrzebne, powinny zostać odebrane, a nowemu biuru należy nadać uprawnienia odpowiadające ustalonemu zakresowi obsługi. KSeF pozwala nadawać uprawnienia bezpośrednio podmiotowi, np. biuru rachunkowemu, dlatego ten element warto uwzględnić w planie przejęcia razem z pozostałymi dostępami i pełnomocnictwami.

Zależy to od formy działalności i tego, jakie dane ulegają zmianie. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG znaczenie może mieć m.in. miejsce przechowywania dokumentacji. Podmioty wpisane do KRS przekazują część danych uzupełniających dotyczących prowadzącego dokumentację i miejsca jej przechowywania poprzez NIP-8. Przy przejęciu sprawdzamy, jakie aktualizacje są potrzebne w konkretnej sytuacji.

Jeżeli będzie to potrzebne i uzgodnimy taki sposób działania, możemy ustalić zakres informacji wymagających wyjaśnienia z poprzednim biurem. W wielu przypadkach najważniejsze jest jednak wcześniejsze przygotowanie konkretnej listy dokumentów, dzięki której przedsiębiorca dokładnie wie, czego powinien zażądać przy zakończeniu dotychczasowej współpracy.

Czas zależy od rodzaju księgowości, skali firmy, kompletności otrzymanych danych i tempa przekazania dokumentacji przez poprzednie biuro. Przejęcie niewielkiej działalności prowadzącej uproszczoną ewidencję wygląda inaczej niż migracja pełnych ksiąg spółki z rozbudowanymi rozrachunkami i kadrami. Po poznaniu sytuacji możemy określić, jak przygotować proces i od kiedy realnie rozpocząć obsługę.