Handel detal / hurt
Firma handlowa kupuje i odsprzedaje towary — bez ich przetwarzania. To przekłada się na charakterystyczne wyzwania księgowe i podatkowe, odróżniające tę branżę od usług czy produkcji. Znamy się na tym i wykonujemy usługi księgowe dla firm tej branży.
Właśnie dlatego Exactus ma realną przewagę nad biurami rachunkowymi, które oferują wyłącznie
standardową obsługę.
Kluczowe cechy wyróżniające
różne stawki VAT
Różne stawki VAT na różne kategorie towarów
towary
w majątku
Zapasy towarów to często największa pozycja w bilansie
wolumen dokumentów
Setki lub tysiące faktur zakupu
i sprzedaży miesięcznie
Inwentura
Skutkuje zaniżeniem lub zawyżeniem kosztów i podatku
Specyfika branży
Wykaz usług
Problemy podatkowe
TOWARY JAKO GŁÓWNY SKŁADNIK MAJĄTKU
Zapasy towarów to często największa pozycja w bilansie. Ich wycena (FIFO, LIFO, ceny ewidencyjne) i rotacja bezpośrednio wpływają na wynik finansowy i zobowiązania podatkowe.
WYSOKI WOLUMEN DOKUMENTÓW
Setki lub tysiące faktur zakupu i sprzedaży miesięcznie. Konieczność prowadzenia ewidencji magazynowej zgodnej z ewidencją księgową – rozbieżności generują ryzyko podatkowe.
ZŁOŻONOŚĆ STAWEK VAT
Różne stawki VAT na różne kategorie towarów (0%, 5%, 8%, 23%). Błędna klasyfikacja towaru to bezpośrednia sankcja podatkowa. Zmiany stawek (jak planowana zmiana na napoje bezalkoholowe) wymagają stałego monitorowania.
NARZĘDZIA USZCZELNIAJĄCE VAT
Firmy handlowe są w centrum zainteresowania fiskusa w kontekście wyłudzeń VAT. Obowiązkowy split payment, biała lista, STIR — to mechanizmy szczególnie istotne w handlu, zwłaszcza przy towarach wrażliwych.
REMANENT JAKO ELEMENT ROZLICZENIA
Spis z natury (remanent) jest obowiązkiem na koniec roku i przy zmianie formy opodatkowania. Błędna wycena lub pominięcie towarów skutkuje zaniżeniem lub zawyżeniem kosztów i podatku.
OBRÓT Z ZAGRANICĄ
Handel hurtowy często wiąże się z importem i eksportem. WNT, WDT, import spoza UE — każda forma transakcji zagranicznej ma odrębne zasady rozliczenia VAT i wymogi dokumentacyjne.
USŁUGI STANDARDOWE — wspólne dla handel hurtowy i detaliczny
Prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub ksiąg rachunkowych (pełna księgowość)
Ewidencja towarów handlowych, rejestracja zakupów i sprzedaży towarów
Prowadzenie rejestrów VAT (zakupu i sprzedaży), sporządzanie i przesyłanie pliku JPK_VAT
Rozliczanie podatku dochodowego (PIT/CIT): miesięczne/kwartalne zaliczki, roczne zeznania
Sporządzanie i przesyłanie deklaracji VAT-7 / VAT-7K
Prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia, naliczanie amortyzacji
Obsługa kadrowo-płacowa: umowy, listy płac, ZUS, PPK, PIT-11, PIT-4R
Rejestracja i rozliczanie pracowników sezonowych i zleceniobiorców
Przygotowanie i złożenie rocznego zeznania podatkowego (PIT-36, PIT-36L, CIT-8)
Sporządzanie spisu z natury (remanentu) na koniec roku podatkowego i na żądanie
Bieżące doradztwo podatkowe w sprawach typowych dla branży handlowej
Reprezentowanie klienta przed Urzędem Skarbowym i ZUS w sprawach bieżących
USŁUGI DODATKOWE – HANDEL HURTOWY
- Rozliczanie transakcji WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) i WDT (dostawa)
- Obsługa importu towarów spoza UE: SAD, VAT importowy, cło jako KUP
- Rozliczenie obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności (split payment MPP)
- Weryfikacja kontrahentów na białej liście VAT przed płatnościami
- Obsługa not uznaniowych, korekt zbiorczych, bonusów retrospektywnych
- Rejestracja i rozliczanie VAT-UE (VAT-27 — transakcje trójstronne)
- Sporządzanie informacji podsumowującej VAT-UE
- Uzgadnianie stanów magazynowych z ewidencją księgową
USŁUGI DODATKOWE – HANDEL DETALICZNY
- Obsługa raportów fiskalnych z kas rejestrujących jako podstawy JPK
- Doradztwo w zakresie obowiązku posiadania kasy fiskalnej (online/tradycyjna/wirtualna)
- Rozliczanie zwrotów towarów i korekt paragonów z NIP nabywcy
- Obsługa sprzedaży e-commerce: Allegro, sklep internetowy, marketplace
- Rejestracja i rozliczanie VAT w procedurze OSS/IOSS (sprzedaż do UE konsumentom)
- Ewidencja i rozliczanie sprzedaży komisowej i towarów używanych
- Rozliczanie ryczałtu ewidencjonowanego dla handlu detalicznego (wybranych branż)
- Obsługa dokumentów DAC7 (platformy cyfrowe, sprzedaż online)
USŁUGI SPECJALISTYCZNE – HANDEL HURTOWY
- Analiza rentowności asortymentu i marżowości poszczególnych linii produktowych
- Wdrożenie metod wyceny towarów (FIFO, AVCO) i optymalizacja podatku dochodowego przez wybór metody
- Obsługa transakcji łańcuchowych (dostawy z wieloma podmiotami w UE i spoza UE)
- Sporządzenie dokumentacji cen transferowych (transakcje z podmiotami powiązanymi)
- Obsługa procedury VAT-Marża (towary używane, dzieła sztuki, antyki)
- Rozliczenie akcyzy przy obrocie towarami akcyzowymi (alkohol, tytoń, oleje)
- Obsługa SENT — System monitorowania drogowego towarów wrażliwych (paliwa, alkohole)
- Analiza płynności finansowej i kontrola rotacji zapasów (DSI)
- Wsparcie przy badaniu sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta
- Przygotowanie dokumentacji przy przejściu na pełną księgowość (próg 2,5 mln EUR)
USŁUGI SPECJALISTYCZNE – HANDEL DETALICZNY
- Kompleksowa obsługa podatkowa sklepów internetowych (integracja z BaseLinker, Allegro, Shopify)
- Rejestracja do VAT OSS w Polsce i wsparcie w rozliczeniach sprzedaży do UE
- Analiza progu zwolnienia z VAT i doradztwo przy rejestracji jako czynny podatnik
- Wycena towarów przyjmowanych w komis i ewidencja rozliczeń z komitentami
- Obsługa podatkowa franczyz handlowych (opłaty licencyjne, struktury wielopodmiotowe)
- Ewidencja i rozliczanie sprzedaży towarów z różnymi stawkami VAT w jednym asortymencie
- Obsługa podatkowa magazynów konsygnacyjnych i call-off stock
- Raportowanie zarządcze: cash-flow, marże, koszty stałe i zmienne dla właściciela
Najczęstsze problemy w księgowości dla firmy handlowej i jak je rozwiązuje biuro rachunkowe Exactus?
Problemy sklasyfikowane według obszaru. Przy każdym wskazano konkretną wartość, jaką wnosi profesjonalna obsługa podatkowo – księgowa Exactus.
VAT | HURT / DETAL – Błędna stawka VAT na towar
Sprzedawca stosuje stawkę 23% zamiast 8% lub 5% (np. żywność, leki, artykuły dla dzieci). Albo odwrotnie — zaniża stawkę na towar nią nieobjęty. Skutek: konieczność korekty deklaracji, odsetki, ryzyko kontroli.
Biuro rachunkowe Exactus: Bieżąca weryfikacja klasyfikacji CN/PKWiU towaru. Monitoring zmian stawek VAT (jak planowana zmiana 2026 r. na napoje bezalkoholowe). Aktualizacja cennika przy każdej zmianie przepisów.
Split Payment / Biała lista | HURT – Przelew na rachunek spoza białej listy
Faktury za towary z załącznika nr 15 ustawy o VAT (elektronika, stal, paliwa, złom i in.) o wartości pow. 15 000 zł muszą zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. Jej brak to sankcja 30% VAT z faktury.
Biuro rachunkowe Exactus: Kontrola wzorców faktur sprzedażowych klienta. Weryfikacja czy wystawiany towar podlega MPP. Szkolenie klienta z obsługi systemu fakturowego.
Magazyn / Remanent | HURT / DETAL Rozbieżność między ewidencją a stanem magazynowym
Towary zaksięgowane, ale nieodebrane; towary w drodze nieujęte; błędy przy inwentaryzacji. Rozbieżności ujawniane podczas kontroli skarbowej powodują zakwestionowanie kosztów lub doszacowanie przychodu.
Biuro rachunkowe Exactus: Uzgadnianie stanów magazynowych z ewidencją KPiR lub ksiąg handlowych. Pomoc w wycenie remanentu metodą właściwą dla branży (FIFO/AVCO). Instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji.
WNT / Import | HURT – Błędne rozliczenie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
WNT rodzi obowiązek rozliczenia VAT w Polsce (podatnik jednocześnie wykazuje VAT należny i naliczony). Błędy w datowaniu, kursie waluty czy numerze VAT-UE kontrahenta skutkują koniecznością korekty i odsetek.
Biuro rachunkowe Exactus: Weryfikacja numeru VAT-UE dostawcy w systemie VIES. Prawidłowe ustalenie daty powstania obowiązku podatkowego. Sporządzanie informacji podsumowującej VAT-UE w terminie.
Kasa fiskalna | DETAL – Przekroczenie limitu zwolnienia z kasy fiskalnej
Sprzedaż na rzecz osób prywatnych powyżej 20 000 zł rocznie (nowi przedsiębiorcy — od pierwszej sprzedaży w niektórych branżach) rodzi obowiązek posiadania kasy. Brak kasy = sankcja i brak prawa do odliczenia 90% VAT należnego.
Biuro rachunkowe Exactus: Monitoring progu obrotów. Doradztwo w wyborze rodzaju kasy (online, wirtualna dla e-commerce). Pomoc przy fiskalizacji i zgłoszeniu do US.
E-commerce / VAT OSS | DETAL Niezarejestrowanie do OSS przy sprzedaży do UE
Po przekroczeniu 10 000 EUR sprzedaży do konsumentów w UE (łącznie dla wszystkich krajów UE) obowiązuje VAT kraju nabywcy. Brak rejestracji OSS i rozliczania VAT w Polsce = naruszenie przepisów we wszystkich krajach dostawy jednocześnie.
Biuro rachunkowe Exactus: Rejestracja klienta do procedury OSS w Polsce. Kwartalne deklaracje OSS. Monitoring progu sprzedaży unijnej w ramach stałej obsługi
Koszty podatkowe | HURT / DETAL – Błędna kwalifikacja wydatków jako koszty uzyskania przychodu
Transport, opakowania, magazynowanie, ubezpieczenie towarów — przedsiębiorcy często pomijają te koszty lub nieprawidłowo je dokumentują. Z drugiej strony wrzucają w koszty wydatki osobiste.
Biuro rachunkowe Exactus: Bieżąca weryfikacja dokumentów kosztowych. Instruktaż dla klienta: co jest, a co nie jest kosztem firmowym w handlu. Optymalizacja kosztów w granicach prawa.
Forma prawna | HURT / DETAL – źle dobrana forma prowadzenia działalności handlowej
Rosnąca firma handlowa (JDG) przekracza progi, przy których spółka z o.o. lub sp.j. jest korzystniejsza podatkowo. Właściciel nie wie, kiedy i jak przeprowadzić przekształcenie.
Biuro rachunkowe Exactus: Analiza opłacalności przekształcenia JDG → spółka. Kalkulacja obciążeń podatkowych przy różnych formach. Koordynacja przekształcenia z kancelarią prawną (notariusz, KRS).
KSeF / JPK | HURT / DETAL – brak gotowości na obowiązkowy KSeF
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi etapami. Firmy handlowe z dużą liczbą faktur muszą zintegrować swoje systemy sprzedażowe z KSeF — brak integracji uniemożliwi wystawianie faktur.
Biuro rachunkowe Exactus: Wdrożenie e-Fakturowania, szkolenie klienta, integracja z programem handlowym klienta. Obsługa faktur kosztowych pobieranych z KSeF i zatwierdzanych przez klienta.
Anna Sobesto
Ekspert Exactus
Masz pytania? Skontaktuj się z naszym ekspertem
Zapytaj o wycenę
Karolina Markiewicz
Dział Obsługi Klienta
Godziny pracy biura
pon. – czw.: 7-17
pt.: 7-16
Adres
ul. Bukowa 16
62-050 Mosina