Kadry i płace dla firm
Obsługa procesów związanych z zatrudnieniem – od dokumentacji pracowników i umów po wynagrodzenia, ZUS, PPK, audyty oraz wsparcie podczas kontroli.
Exactus może przejąć cały obszar kadrowo-płacowy albo tylko wybrane obowiązki. Wybierz zakres, którego potrzebuje Twoja firma, lub skontaktuj się z nami, jeśli chcesz wspólnie ustalić najlepszy model obsługi.
Co zyskujesz, powierzając kadry i płace Exactus?
Jeden zespół może przejąć cały proces związany z pracownikami
Dokumentacja kadrowa, wynagrodzenia, ZUS i PPK nie muszą być rozdzielone pomiędzy kilku wykonawców. Exactus może prowadzić cały proces albo przejąć tylko wybrane elementy, których nie chcesz realizować wewnętrznie.
Zakres obsługi może zmieniać się razem z Twoją firmą
Możesz rozpocząć od pojedynczego procesu, np. list płac lub prowadzenia kadr, a wraz ze wzrostem zatrudnienia rozszerzyć współpracę o kolejne obszary bez konieczności zmiany sposobu obsługi.
Dane kadrowe i płacowe pozostają w jednym procesie
Zmiana wynagrodzenia, nieobecność, nowa umowa czy zakończenie zatrudnienia wpływają na kilka obszarów jednocześnie. Przy szerszej obsłudze informacje mogą być wykorzystywane bez ponownego przekazywania ich pomiędzy niezależnymi podmiotami.
Jakiego wsparcia w kadrach i płacach potrzebujesz?
Obsługa kadrowo-płacowa
Pełna obsługa dokumentacji pracowników, wynagrodzeń, ZUS i pozostałych bieżących obowiązków pracodawcy.
Prowadzenie kadr
Dokumentacja związana z zatrudnieniem, zmianami warunków pracy, urlopami, nieobecnościami i zakończeniem współpracy.
Prowadzenie list płac
Naliczanie wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców wraz z premiami, dodatkami, absencjami, ZUS i podatkiem.
Rozliczanie ZUS
Zgłoszenia, wyrejestrowania, składki, miesięczne dokumenty rozliczeniowe oraz korekty ZUS.
Obsługa PPK
Administracja uczestników, deklaracje, wpłaty, autozapis oraz wymiana danych z instytucją finansową.
Prowadzenie akt osobowych
Zakładanie, aktualizowanie, przejmowanie i porządkowanie akt osobowych pracowników.
Umowy o pracę i umowy cywilnoprawne
Przygotowywanie umów o pracę, zlecenia i dzieło oraz aneksów, porozumień i dokumentów dotyczących zmian.
Audyt kadrowo-płacowy
Weryfikacja dokumentacji, wynagrodzeń i rozliczeń wraz ze wskazaniem nieprawidłowości i działań naprawczych.
Obsługa kontroli PIP i ZUS
Przygotowanie dokumentów, wyjaśnień i danych przed kontrolą, podczas jej trwania oraz po otrzymaniu ustaleń organu.
Co możemy przejąć w ramach obsługi kadr i płac?
Zakres współpracy dobieramy do organizacji zatrudnienia w Twojej firmie. Możemy odpowiadać m.in. za:
- zakładanie i prowadzenie akt osobowych,
- przygotowywanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych,
- aneksy, porozumienia i dokumentację zmian warunków zatrudnienia,
- dokumentację związaną z rozpoczęciem i zakończeniem zatrudnienia,
- ewidencję urlopów, nieobecności i danych dotyczących czasu pracy,
- monitorowanie terminów dotyczących dokumentacji pracowniczej,
- naliczanie wynagrodzeń, premii, dodatków i innych składników płacowych,
- rozliczanie umów zlecenia i umów o dzieło,
- zgłoszenia i wyrejestrowania w ZUS,
- przygotowywanie dokumentów rozliczeniowych ZUS,
- obsługę PPK,
- raportowanie kadrowe i płacowe,
- audyty dokumentacji i rozliczeń,
- wsparcie podczas kontroli PIP i ZUS.
Możesz przekazać Exactus cały proces kadrowo-płacowy albo tylko te elementy, których nie chcesz prowadzić wewnątrz swojej organizacji.
Całe kadry i płace czy tylko wybrane procesy?
Nie każda firma potrzebuje tego samego modelu współpracy. Exactus może działać jako zewnętrzny dział kadrowo-płacowy albo uzupełniać pracę istniejącego zespołu HR, księgowości czy wewnętrznej kadrowej.
Możesz przekazać nam np. same listy płac, ZUS, PPK lub dokumentację pracowników, a pozostałe obowiązki zachować wewnątrz firmy. Jeżeli potrzebujesz pełnego outsourcingu, możemy połączyć wszystkie te procesy w jednej obsłudze.
Kadry i płace możemy również prowadzić razem z księgowością przedsiębiorstwa, dzięki czemu dane dotyczące wynagrodzeń, składek i kosztów zatrudnienia trafiają bezpośrednio do rozliczeń firmy. Nie jest to jednak warunek współpracy.
Masz już pracowników? Możemy przejąć istniejące kadry i płace
Współpraca z Exactus nie musi rozpoczynać się wraz z pierwszym zatrudnieniem. Możemy przejąć obsługę firmy posiadającej już pracowników i współpracowników, niezależnie od tego, czy kadry były wcześniej prowadzone wewnętrznie, czy przez inne biuro.
Na początku ustalamy obecny zakres dokumentacji, sposób naliczania wynagrodzeń, rozliczenia ZUS i PPK oraz moment, od którego za poszczególne procesy odpowiada Exactus.
Jeżeli wcześniejsza dokumentacja budzi wątpliwości, możemy dodatkowo ustalić audyt kadrowo-płacowy. Nie jest on jednak obowiązkowym elementem każdego przejęcia.
Kadry i płace dla firm z Poznania i okolic
Exactus prowadzi obsługę kadrowo-płacową dla przedsiębiorstw z Poznania oraz firm działających w południowej części aglomeracji poznańskiej.
Nasze biuro znajduje się przy ul. Bukowej 16 w Mosinie. Dane potrzebne do bieżącej obsługi mogą być przekazywane elektronicznie, dlatego kadry i płace możemy prowadzić zdalnie, zachowując jednocześnie możliwość bezpośrednich spotkań z naszym zespołem.
Jakiego zakresu kadr i płac potrzebuje Twoja firma?
Przed rozpoczęciem współpracy poznajemy liczbę zatrudnionych osób, stosowane formy współpracy, sposób wynagradzania oraz procesy, które mają zostać przejęte przez Exactus.
Na tej podstawie proponujemy zakres obsługi i przygotowujemy indywidualną wycenę. Możesz zacząć od jednego procesu i rozszerzać współpracę wraz ze wzrostem firmy.
Skontaktuj się z Exactus i przedstaw sposób, w jaki obecnie organizujesz kadry i płace.
Jakiego zakresu kadr i płac potrzebuje Twoja firma?
Przed rozpoczęciem współpracy poznajemy liczbę zatrudnionych osób, stosowane formy współpracy, sposób wynagradzania oraz procesy, które mają zostać przejęte przez Exactus.
Na tej podstawie proponujemy zakres obsługi i przygotowujemy indywidualną wycenę. Możesz zacząć od jednego procesu i rozszerzać współpracę wraz ze wzrostem firmy.
Skontaktuj się z Exactus i przedstaw sposób, w jaki obecnie organizujesz kadry i płace.
Karolina Markiewicz
Dział Obsługi Klienta
Maszy pytania? Skontaktuj się ze specjalistą z Działu Obsługi Klienta
Dlaczego Exactus?
Poznaj nasz zespół, osiągnięcia oraz dowody zaufania społecznego
Dlaczego warto
Certyfikaty
Nasz zespół
Jakość naszych usług jest gwarantowana przez wysokie kwalifikacje zatrudnionych osób
oraz wieloletnie doświadczenie w branży księgowej
Wykwalifikowany zespół
Pewność prawidłowego prowadzenia dokumentów dają uprawnienia naszych pracowników do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Rada Nadzorcza złożona jest m.in. z biegłych rewidentów. Nasz zespół to wielu wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie m.in. podatku od towarów i usług, podatków dochodowych, rachunkowości i spraw płacowo – kadrowych.
Wszechstronne doświadczenie
Świadczymy usługi dla wielu branż od 25 lat. Nasi Klienci to jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, fundacje, spółdzielnie i stowarzyszenia. Na przestrzeni lat to ponad 1000 przedsiębiorców. Praktycznie nie ma zdarzenia gospodarczego, podatkowego, które mogłoby nas zaskoczyć.
Nagrody i certyfikaty
Byliśmy wielokrotnie docenieni za stałe utrzymywanie wysokiej jakości świadczonych przez nas usług oraz standardy zawodowe. Właśnie dlatego możesz być spokojny, że zapewniamy stabilne i bezpieczne funkcjonowanie Twojego podmiotu.
Wspieramy w rozwoju i przekształceniach
Wspieramy Klientów przy zmianach właścicielskich, zmianie formy prowadzenia działalności lub przy przejściu przedsiębiorstwa z ewidencji uproszczonej (księgi przychodów i rozchodów) na pełne księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Jakość potwierdzona certyfikatami i uznaniem branży
2002
Certyfikat Ministerstwa Finansów
Uprawnienie do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
2024
Tytuł „Poznański Lider Przedsiębiorczości”
Tej nagrody nie da się kupić. Na tą nagrodę trzeba sobie zasłużyć swoją działalnością” – Jan Grabkowski Starosta Poznański
2026
Certyfikat Najwyższa Jakość w bankowości i finansach
Za najwyższą jakość usług księgowo – finansowych, dynamiczny rozwój oraz wszechstronną ofertę (Wielkopolskie Stowarzyszenie Badań nad Jakością)
2004
Biuro Biegłych Rewidentów
Uprawnienia do badania sprawozdań finansowych wydane przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów
Exactus to wielu wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie m.in. podatku od towarów i usług, podatków dochodowych, rachunkowości i spraw płacowo – kadrowych. Dzięki temu, Biuro zapewnia profesjonalne rozwiązanie wszelkich pojawiających się problemów.
Poznaj nasz zespół
Naszą kadrę stanowią pasjonaci księgowości, podatków oraz ekspertki z zakresu płac i kadr. Każdy z nas specjalizuje się w konkretnych branżach, dzięki czemu zapewniamy ekspercką obsługę.
Certyfikowani specjaliści
Nasi księgowi posiadają aktualne certyfikaty i regularnie się szkolą
Stały opiekun Klienta
Jeden dedykowany księgowy (+ zastępstwo), który zna Twój biznes od podszewki
Szybki kontakt
Odpowiadamy na pytania w 24h – telefon, email, sms
Referencje
Co mówią o nas nasi klienci
„Współpraca z Exactus to strzał w dziesiątkę. Profesjonalizm, terminowość i wsparcie na najwyższym poziomie.”
TechStart Sp. z o.o.
IT
„Dzięki Exactus mogę skupić się na prowadzeniu restauracji, a księgowość jest zawsze w porządku.”
Restauracja 'Smak Miasta’
Gastronomia
„15 lat współpracy i zero problemów. Polecam każdemu, kto szuka rzetelnego biura rachunkowego.”
BudMax
Budownictwo
Najczęstsze pytania o kadry i płace
Czy trzeba przekazać całą obsługę, jak wygląda przejęcie istniejących kadr i czy można zlecić tylko płace albo ZUS? Odpowiadamy na najczęstsze pytania pracodawców.
Co obejmuje obsługa kadr i płac w Exactus?
Zakres może obejmować dokumentację pracowników, akta osobowe, umowy, urlopy i nieobecności, naliczanie wynagrodzeń, ZUS, PPK, raportowanie oraz pozostałe uzgodnione procesy związane z zatrudnieniem. Firma może zlecić pełną obsługę albo wybrane elementy.
Czym różnią się kadry od płac?
Kadry dotyczą przede wszystkim dokumentacji związanej z zatrudnieniem i przebiegiem współpracy z pracownikiem. Płace obejmują naliczanie wynagrodzeń oraz związane z nimi rozliczenia. Oba obszary są ze sobą powiązane, ale mogą być zlecane Exactus również oddzielnie.
Czy mogę zlecić tylko prowadzenie kadr bez list płac?
Tak. Exactus może prowadzić dokumentację kadrową niezależnie od tego, kto nalicza wynagrodzenia. Przy rozpoczęciu współpracy ustalamy wtedy sposób przekazywania informacji pomiędzy naszym zespołem a osobą lub podmiotem odpowiedzialnym za płace.
Czy można zlecić tylko prowadzenie list płac?
Tak. Możemy przejąć samo naliczanie wynagrodzeń, nawet jeżeli dokumentacja kadrowa pozostaje w firmie. Kluczowe jest wtedy ustalenie terminów przekazywania danych dotyczących m.in. zmian wynagrodzeń, premii, czasu pracy i nieobecności.
Czy mogę zlecić Exactus wyłącznie rozliczanie ZUS?
Tak. Obsługa ZUS może być samodzielnym zakresem współpracy albo częścią prowadzenia płac i pełnej obsługi kadrowo-płacowej.
Czy Exactus prowadzi PPK?
Tak. Możemy obsługiwać administrację PPK, w tym uczestników, deklaracje, naliczanie wpłat oraz wymianę danych z instytucją finansową. PPK może być osobną usługą albo częścią szerszej obsługi pracowników.
Czy Exactus może prowadzić tylko akta osobowe?
Tak. Możemy zakładać, aktualizować i prowadzić akta osobowe jako osobną usługę. Możemy również przejąć istniejące teczki pracowników i od ustalonego momentu odpowiadać za ich dalszą obsługę.
Czy przygotowujecie umowy o pracę i umowy cywilnoprawne?
Tak. W uzgodnionym zakresie przygotowujemy umowy o pracę, umowy zlecenia i umowy o dzieło, a także dokumenty dotyczące zmian warunków współpracy i jej zakończenia.
Czy można przekazać Exactus kadry i płace firmy, która już zatrudnia pracowników?
Tak. Możemy przejąć działające już procesy kadrowe i płacowe. Na początku ustalamy stan dokumentacji, sposób dotychczasowego naliczania wynagrodzeń oraz datę, od której Exactus odpowiada za poszczególne elementy obsługi.
Czy przy przejęciu kadr trzeba zrobić audyt wcześniejszej dokumentacji?
Nie zawsze. Audyt jest dodatkową usługą i ma sens przede wszystkim wtedy, gdy firma chce zweryfikować wcześniejszą dokumentację lub rozliczenia. Standardowe przejęcie bieżącej obsługi nie musi oznaczać pełnej kontroli historycznych okresów.
Czy Exactus może współpracować z naszym wewnętrznym działem HR?
Tak. Nie musimy zastępować całego wewnętrznego zespołu. Możemy przejąć wybrane procesy, np. płace, ZUS, PPK lub dokumentację, pozostawiając pozostałe zadania po stronie HR lub własnej kadrowej.
Czy kadry i księgowość muszą być prowadzone przez jedno biuro?
Nie. Exactus może prowadzić same kadry i płace, nawet jeśli księgowością zajmuje się inny podmiot. Możliwe jest jednak połączenie obu zakresów, co upraszcza przekazywanie danych o wynagrodzeniach, składkach i kosztach zatrudnienia.
Czy obsługujecie małe firmy zatrudniające kilka osób?
Tak. Zakres obsługi dopasowujemy do liczby zatrudnionych i rzeczywistych potrzeb firmy. Inny model stosujemy przy kilku pracownikach, a inny przy większym zespole, bardziej rozbudowanych wynagrodzeniach i większej liczbie zmian kadrowych.
Czy obsługujecie również większe zespoły?
Tak. Model współpracy możemy dostosować również do przedsiębiorstw posiadających większe zespoły, bardziej złożone systemy wynagrodzeń oraz dodatkowe wymagania dotyczące obiegu danych i raportowania.
Czy pomagacie podczas kontroli PIP i ZUS?
Tak. Możemy pomagać w przygotowaniu dokumentacji, danych i wyjaśnień dotyczących obszarów kadrowych, płacowych i ubezpieczeniowych, a także analizować ustalenia wynikające z kontroli w zakresie naszych kompetencji.
Czy kadry i płace można prowadzić zdalnie?
Tak. Dane i dokumenty potrzebne do bieżącej obsługi mogą być przekazywane elektronicznie. Na początku ustalamy sposób obiegu informacji oraz terminy przekazywania danych potrzebnych do przygotowania dokumentacji i zamknięcia list płac.
Od czego zależy cena obsługi kadr i płac?
Na wycenę wpływa przede wszystkim liczba pracowników i współpracowników, rodzaje umów, zakres dokumentacji, stopień złożoności wynagrodzeń, liczba zmian kadrowych oraz dodatkowe procesy, takie jak PPK czy raportowanie. Po poznaniu struktury zatrudnienia przygotowujemy indywidualny zakres obsługi.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytanie? Zadzwoń: +48 797 857 841 lub napisz: bok@exactus.com.pl. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
Zapytaj o kadry i płaceKontakt
Karolina Markiewicz
Dział Obsługi Klienta i Marketingu
Godziny pracy
pn. – czw.: 7 – 17
pt.: 7-16
sb.-ndz. – nieczynne
Adres
ul. Bukowa 16
62-050 Mosina