Audyt kadrowo-płacowy

Co zyskujesz po audycie kadr i płac?

Co dokładnie chcesz sprawdzić?

Audyt kadrowo-płacowy nie musi za każdym razem oznaczać przeglądu całej dokumentacji firmy od początku jej działalności. Zakres powinien odpowiadać problemowi, który chcesz zweryfikować.

Przed rozpoczęciem prac ustalamy m.in. liczbę pracowników, okres objęty badaniem, obszary budzące wątpliwości oraz cel audytu.

Możemy przeprowadzić pełny przegląd kadr i płac albo skoncentrować się np. na dokumentacji pracowniczej, konkretnym sposobie wynagradzania, rozliczeniach ZUS, czasie pracy czy przygotowaniu firmy do zmiany sposobu prowadzenia kadr.

Jakie obszary możemy zweryfikować?

Zakres audytu ustalamy indywidualnie. W zależności od potrzeb może obejmować m.in.:

• kompletność i sposób prowadzenia akt osobowych,
• pozostałą dokumentację pracowniczą,
• umowy o pracę, umowy zlecenia i umowy o dzieło,
• aneksy, porozumienia oraz dokumenty dotyczące zmian warunków zatrudnienia,
• dokumentację związaną z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy,
• ewidencję czasu pracy,
• urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności,
• dokumentację dotyczącą badań lekarskich i szkoleń BHP,
• naliczanie wynagrodzeń zasadniczych,
• premie, dodatki, nadgodziny i inne zmienne składniki wynagrodzenia,
• potrącenia z wynagrodzeń,
• rozliczenia umów cywilnoprawnych,
• zgłoszenia i wyrejestrowania w ZUS,
• naliczanie składek oraz dokumenty rozliczeniowe ZUS,
• zaliczki podatkowe i wybrane dokumenty PIT związane z wynagrodzeniami,
• przepływ danych pomiędzy kadrami a płacami,
• wybrane procedury kadrowe i płacowe funkcjonujące w przedsiębiorstwie.

Nie każdy audyt obejmuje wszystkie wymienione elementy. Zakres, liczbę analizowanych dokumentów i okres weryfikacji ustalamy przed rozpoczęciem prac.

Czy w aktach osobowych czegoś brakuje?

Audyt dokumentacji pracowniczej może obejmować sprawdzenie sposobu prowadzenia akt osobowych, ich uporządkowania oraz kompletności dokumentów wynikających z przebiegu zatrudnienia.

Czas pracy może wyglądać prawidłowo w dokumentach, a błędnie wpływać na płace

Audyt naliczania wynagrodzeń

W części płacowej sprawdzamy wybrane rozliczenia na podstawie warunków zatrudnienia, dokumentacji kadrowej oraz informacji dotyczących konkretnego okresu.

Weryfikacja może obejmować m.in.:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• premie i dodatki,
• wynagrodzenie i dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
• nieobecności wpływające na wysokość wynagrodzenia,
• potrącenia,
• rozliczenia zasiłków – jeżeli obejmuje je zakres badania,
• składki ZUS,
• zaliczki na podatek dochodowy,
• rozliczenia osób wykonujących umowy cywilnoprawne.

Audyt może dotyczyć całego wskazanego okresu albo odpowiednio dobranej próby pracowników i list płac.

Czy dane kadrowe, płace i ZUS są ze sobą spójne?

Audyt przed kontrolą PIP lub ZUS

Nie tylko przed kontrolą – kiedy audyt szczególnie ma sens?

Zmienia się osoba odpowiedzialna za kadry i płace

Zmienia się osoba odpowiedzialna za kadry i płace

Audyt pozwala określić stan dokumentacji i rozliczeń przed przekazaniem procesu kolejnej osobie lub zespołowi.

Firma szybko zwiększyła zatrudnienie

Proces, który sprawdzał się przy kilku pracownikach, nie zawsze działa równie dobrze przy większym zespole, większej liczbie zmian i bardziej rozbudowanym systemie wynagrodzeń.

Pojawiają się powtarzające się korekty

Jeżeli firma regularnie poprawia zgłoszenia, listy płac albo dokumentację, warto sprawdzić nie tylko pojedynczy błąd, ale także jego źródło w całym procesie.

Zmienia się biuro lub model outsourcingu

Weryfikacja przed przejęciem pozwala rozdzielić problemy dotyczące wcześniejszych okresów od odpowiedzialności za bieżące prowadzenie kadr i płac.

Chcesz po prostu sprawdzić, czy proces działa prawidłowo

Audyt nie musi wynikać z wykrytego problemu. Może być okresowym, niezależnym przeglądem szczególnie istotnych obszarów kadrowo-płacowych.

Czy dokumentacja nadąża za zmianami przepisów?

Audyt może również wykazać sytuacje, w których stosowane od lat procedury nie zostały dostosowane do późniejszych zmian dotyczących dokumentacji, uprawnień pracowniczych lub sposobu obsługi spraw kadrowych.

Weryfikujemy badany okres według zasad mających zastosowanie do konkretnych pracowników i zdarzeń, zamiast oceniać całą historyczną dokumentację wyłącznie według stanu prawnego obowiązującego w dniu audytu.

Jeżeli podczas analizy pojawi się obszar wymagający odrębnej specjalistycznej interpretacji prawnej, wskazujemy potrzebę rozszerzenia zakresu konsultacji.

Po audycie otrzymujesz konkretny obraz sytuacji

Celem audytu nie jest przygotowanie długiego dokumentu, z którego nie wynika, co firma powinna zrobić dalej.

Po zakończeniu prac przedstawiamy ustalenia dotyczące przeanalizowanego zakresu oraz wskazujemy wykryte nieprawidłowości i obszary wymagające uwagi.

W zależności od zakresu audytu rekomendacje mogą obejmować m.in.:

• uzupełnienie brakującej dokumentacji,
• uporządkowanie akt lub ewidencji,
• ponowne przeliczenie wybranych wynagrodzeń,
• przygotowanie korekt ZUS lub rozliczeń podatkowych,
• zmianę sposobu przekazywania danych pomiędzy kadrami i płacami,
• zmianę stosowanej procedury,
• szerszą analizę problemu, którego nie można jednoznacznie ocenić w podstawowym zakresie audytu.

Jeżeli firma chce, po zakończeniu audytu możemy osobno ustalić zakres pomocy przy wdrażaniu rekomendacji i przygotowaniu potrzebnych korekt.

Pełny audyt kadrowo-płacowy czy weryfikacja jednego problemu?

Jeżeli zależy Ci na całościowym obrazie, możemy ustalić szeroki audyt obejmujący dokumentację pracowniczą, czas pracy, płace, ZUS i wybrane rozliczenia podatkowe.

Jeżeli problem jest już znany, bardziej efektywna może być weryfikacja konkretnego obszaru, np.:

• akt osobowych,
• ewidencji czasu pracy,
• naliczania nadgodzin,
• urlopów i nieobecności,
• list płac,
• zgłoszeń i rozliczeń ZUS,
• umów cywilnoprawnych,
• konkretnego okresu lub grupy zatrudnionych osób.

Zakres dobieramy tak, aby badanie odpowiadało rzeczywistemu celowi firmy, a nie obejmowało dokumentów, których nie trzeba analizować.

Audyt przed przejęciem kadr i płac przez Exactus

Jeżeli planujesz przekazać nam bieżące kadry i płace, audyt może zostać wykonany przed rozpoczęciem regularnej obsługi.

Pozwala to określić stan dokumentacji i wybranych rozliczeń na dzień przejęcia oraz oddzielić sprawy dotyczące wcześniejszych okresów od czynności wykonywanych później przez Exactus.

Sam audyt nie jest jednak obowiązkowym elementem każdego wdrożenia. Jeżeli dokumentacja jest uporządkowana i firma potrzebuje wyłącznie przejęcia bieżącej obsługi, zakres rozpoczęcia współpracy ustalamy odpowiednio do tej sytuacji.

Jednorazowa kontrola czy stały drugi poziom weryfikacji?

Audyt odpowiada na pytanie, jak wygląda określony obszar w wybranym momencie lub okresie. Po jego zakończeniu firma otrzymuje wyniki i rekomendacje.

Jeżeli własny dział kadr i płac ma pozostać w organizacji, ale zależy Ci na regularnym sprawdzaniu najważniejszych procesów i dostępie do zewnętrznych specjalistów, po audycie możemy ustalić również model stałego nadzoru kadrowo-płacowego.

Audyt kadrowo-płacowy dla firm z Poznania i okolic

Exactus przeprowadza audyty kadr i płac dla przedsiębiorstw z Poznania oraz firm działających w południowej części aglomeracji poznańskiej.

Nasze biuro znajduje się przy ul. Bukowej 16 w Mosinie, dzięki czemu jesteśmy dogodnie zlokalizowani dla przedsiębiorstw z południowych dzielnic Poznania oraz m.in. Lubonia, Puszczykowa, Komornik, Stęszewa i innych miejscowości tej części aglomeracji.

Sposób przeprowadzenia audytu zależy od rodzaju i formy dokumentacji. Część materiałów może być analizowana zdalnie, natomiast przy większym zakresie lub dokumentacji papierowej sposób jej udostępnienia ustalamy indywidualnie.

Od czego zacząć audyt kadr i płac?

Najpierw określamy problem i zakres, który ma zostać sprawdzony. Pytamy m.in. o liczbę zatrudnionych osób, badany okres, sposób prowadzenia dokumentacji oraz obszary, które budzą największe wątpliwości.

Na tej podstawie ustalamy sposób badania i przygotowujemy wycenę. Koszt zależy przede wszystkim od liczby analizowanych pracowników i dokumentów, okresu objętego audytem oraz liczby procesów wymagających weryfikacji.

Jeżeli nie wiesz, czy potrzebujesz pełnego audytu, czy sprawdzenia jednego obszaru, opisz nam problem. Dobierzemy zakres weryfikacji do sytuacji Twojej firmy.