Prowadzenie akt osobowych pracowników

Tak. Prowadzenie akt może być samodzielną usługą. Jeżeli pozostałą administrację kadrową i płacową realizujesz we własnym zakresie, ustalamy sposób przekazywania Exactus dokumentów i informacji potrzebnych do bieżącego aktualizowania teczek pracowników.

Akta osobowe składają się obecnie z pięciu części: A, B, C, D i E. Każda służy do gromadzenia określonych kategorii dokumentów związanych z kandydatem, przebiegiem zatrudnienia, jego zakończeniem, odpowiedzialnością pracownika lub kontrolą trzeźwości.

Część A obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz inne dokumenty przewidziane dla tej części akt, w tym odpowiednią dokumentację dotyczącą badań lekarskich.

Część B obejmuje dokumentację dotyczącą nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Trafiają do niej m.in. odpowiednie dokumenty związane z umową o pracę, zmianami warunków zatrudnienia, szkoleniami BHP oraz innymi zdarzeniami dotyczącymi pracownika.

Część C dotyczy dokumentów związanych z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Część D służy do przechowywania określonej dokumentacji związanej z odpowiedzialnością pracownika, a część E dokumentacji dotyczącej kontroli trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu.

Nie. Akta osobowe są tylko częścią dokumentacji pracowniczej. Oddzielnie prowadzi się m.in. dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, urlopu wypoczynkowego, wypłaconego wynagrodzenia oraz określonej dokumentacji związanej ze środkami i wyposażeniem pracownika.

Tak. Dokumenty i oświadczenia znajdujące się w poszczególnych częściach akt powinny być uporządkowane chronologicznie i ponumerowane. Przed każdą częścią powinien znajdować się również wykaz przechowywanych w niej dokumentów i oświadczeń.

Tak. Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej albo elektronicznej. W obu przypadkach trzeba zachować wymagania dotyczące sposobu prowadzenia, kompletności, dostępności oraz zabezpieczenia dokumentacji.

Nie. Zmiana z dokumentacji papierowej na elektroniczną wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego i potwierdzenia jego zgodności z dokumentem papierowym w sposób określony dla dokumentacji pracowniczej. Sam zwykły skan dokumentu nie realizuje całej procedury zmiany postaci akt.

Tak. Możemy przejąć dalsze prowadzenie teczek osób już zatrudnionych. Na początku ustalamy liczbę pracowników, sposób prowadzenia dokumentacji oraz materiały potrzebne do kontynuowania bieżącej obsługi.

Przy standardowym przejęciu sprawdzamy przede wszystkim, czy otrzymaliśmy dokumentację potrzebną do dalszego prowadzenia akt. Jeżeli chcesz przeprowadzić szerszą weryfikację wcześniejszych teczek, możemy dodatkowo ustalić audyt akt osobowych obejmujący analizę dokumentacji, wykaz braków i rekomendacje.

Jeżeli podczas przejęcia lub dodatkowego audytu zauważymy brak dokumentacji, wskazujemy elementy wymagające wyjaśnienia lub uzupełnienia. Dalsze działania zależą od rodzaju brakującego dokumentu, okresu zatrudnienia i możliwości jego odtworzenia lub ponownego uzyskania.

W przypadku dokumentów dostarczanych przez pracownika w papierowych aktach przechowuje się co do zasady odpowiednio poświadczone odpisy lub kopie, a oryginały przedstawiane są do wglądu. Oryginały mogą natomiast dotyczyć dokumentów sporządzanych przez samego pracodawcę.

Okres przechowywania zależy m.in. od daty nawiązania stosunku pracy. Dla zatrudnienia rozpoczętego od 1 stycznia 2019 r. jest to co do zasady 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla starszych okresów zatrudnienia mogą obowiązywać inne zasady, w tym okres 50-letni albo możliwość jego skrócenia po spełnieniu określonych warunków.

Tak. Pracownik, były pracownik albo inna osoba uprawniona w przypadkach przewidzianych przepisami może wystąpić o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.

Tak. Możesz rozpocząć od prowadzenia samych akt osobowych, a później rozszerzyć współpracę m.in. o przygotowywanie dokumentów kadrowych, czas pracy, urlopy, nieobecności, monitorowanie terminów badań i szkoleń, płace lub kompleksową obsługę kadrowo-płacową.

Na koszt wpływa przede wszystkim liczba pracowników, stan i forma dokumentacji oraz zakres powierzonych czynności. Inaczej wygląda bieżące prowadzenie prawidłowo założonych teczek, a inaczej przejęcie większej liczby istniejących akt wraz z dodatkowym audytem i uporządkowaniem braków.