Sukcesja firmy, czyli co się stanie z Twoim biznesem, gdy zechcesz się wycofać
Sukcesja firmy to proces, w którym przenikają się ze sobą prawo, podatki i bieżąca księgowość. Kancelaria prawna odpowiada za stronę formalno-prawną (akty notarialne, umowy, statuty), natomiast to biuro rachunkowe jest tym partnerem, który zna firmę „od środka” – jej liczby, historię finansową i codzienne obowiązki podatkowe. Dlatego rola biura rachunkowego w sukcesji jest nie do zastąpienia i wyróżnia się kilkoma istotnymi aspektami.
Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje o tym, na czym polega ta usługa, dla kogo jest przeznaczona, co obejmuje oraz dlaczego warto powierzyć nadzór właśnie Exactusowi.
Przygotowanie i planowanie sukcesji firmy
Dla kogo jest ta usługa
- dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, którzy chcą zabezpieczyć ciągłość firmy na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń lub decyzji o wycofaniu się z biznesu,
- dla przedsiębiorców planujących przekształcenie JDG w spółkę z o.o. w związku z rozwojem firmy.
- dla właścicieli spółek i większych firm rodzinnych rozważających długoterminowe planowanie sukcesji wielopokoleniowej.
- dla przyszłych przedsiębiorców, którzy już na etapie zakładania działalności chcą wybrać formę prawną odporną na ryzyka sukcesyjne.
Co obejmuje usługa
Etap 1 – Audyt i diagnoza. Przegląd aktualnej sytuacji formalnej, podatkowej i księgowej firmy oraz identyfikacja ryzyk związanych z brakiem planu sukcesji.
Etap 2 – Rekomendacja rozwiązania. Wskazanie najbardziej adekwatnej ścieżki – zarząd sukcesyjny, przekształcenie w spółkę z o.o. lub (przy większym majątku) fundacja rodzinna – wraz z uzasadnieniem finansowym i podatkowym
Etap 3 – Przygotowanie dokumentacji finansowej. Sporządzenie bilansów, sprawozdań i ewidencji wymaganych na potrzeby wybranej ścieżki sukcesji.
Etap 4 – Wdrożenie i bieżąca obsługa. Realizacja zmian księgowych i podatkowych (zgłoszenia, rejestracje, nowe ewidencje) oraz dalsza, stała obsługa księgowa firmy w nowej formie.
Etap 5 – Koordynacja z partnerem prawnym. W kwestiach prawnych i skomplikowanych zagadnieniach podatkowych wymagających aktu notarialnego lub rejestracji sądowej klient kierowany jest do kancelarii Pragmatiq, z którą Exactus współpracuje i przekazuje komplet przygotowanych danych finansowych.
Efekt dla klienta
Klient otrzymuje jasny, uporządkowany plan zabezpieczenia firmy – wie, jakie kroki podjąć, w jakiej kolejności i jakie będą tego realne koszty oraz korzyści podatkowe. Zyskuje pewność, że firma zachowa ciągłość działania niezależnie od okoliczności, a cały proces – od diagnozy po wdrożenie – prowadzony jest przez jeden zespół, znający firmę od strony finansowej.
Czym charakteryzuje się i wyróżnia obsługa biura rachunkowego w procesie sukcesji firmy?
Ciągłość finansowa i dokumentacyjna
Biuro rachunkowe zna historię firmy – rozliczenia, środki trwałe, zobowiązania – dzięki czemu każdy etap sukcesji (zarząd sukcesyjny, przekształcenie, fundacja rodzinna) opiera się na rzetelnych, aktualnych danych, a nie na odtwarzaniu ich od nowa.
Stała, a nie jednorazowa opieka
W przeciwieństwie do jednorazowej usługi prawnej, obsługa księgowa towarzyszy firmie na co dzień – co pozwala zauważyć potrzebę zaplanowania sukcesji odpowiednio wcześnie, zanim stanie się to sprawą nagłą.
Rola „tłumacza” między prawem a liczbami
To biuro rachunkowe przekłada decyzje prawne (np. plan przekształcenia) na konkretne obowiązki podatkowe i księgowe – terminy, deklaracje, ewidencje – które trzeba dopełnić, aby proces przebiegł zgodnie z przepisami.
Znajomość specyfiki lokalnego rynku i skali klienta
Biuro pracujące z małymi i średnimi przedsiębiorcami z regionu rozumie ich realia – ograniczone zasoby kadrowe, brak wewnętrznego działu prawnego czy księgowego – i dopasowuje zakres wsparcia do rzeczywistych potrzeb, a nie standardu dużych korporacji.
Koordynacja z zewnętrznymi specjalistami
Tam, gdzie sprawa wymaga wiedzy stricte prawnej (akty notarialne, statut fundacji rodzinnej, spory spadkowe), biuro rachunkowe wskazuje właściwy moment na konsultację z kancelarią prawną i przygotowuje dla niej komplet danych finansowych, skracając czas całego procesu.
Wykaz standardowych usług księgowych
Baza, na której opiera się każda dalsza współpraca w zakresie sukcesji – bieżąca, rzetelna obsługa księgowo-podatkowa firmy:
- Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) lub ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości.
- Prowadzenie ewidencji VAT i sporządzanie plików JPK_VAT.
- Obsługa faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
- Rozliczenia podatku dochodowego – PIT (skala, podatek liniowy, ryczałt) oraz CIT dla spółek.
- Obsługa kadrowo-płacowa: umowy, listy płac, rozliczenia ZUS, urlopy, zwolnienia lekarskie.
- Sporządzanie sprawozdań finansowych, bilansów i rachunków zysków i strat.
- Reprezentowanie klienta przed urzędem skarbowym i ZUS oraz bieżące doradztwo podatkowe.
- Monitorowanie terminów podatkowych, składkowych i sprawozdawczych.
Wykaz usług specjalistycznych w przypadku sukcesji firmy
Usługi dodatkowe, uruchamiane w momencie, gdy klient zaczyna planować zabezpieczenie lub przekazanie firmy:
- Wsparcie przy zgłoszeniu zarządcy sukcesyjnego w CEIDG – przygotowanie i pomoc w skompletowaniu wymaganych oświadczeń oraz zgłoszeniu do ewidencji.
- Prowadzenie księgowości „przedsiębiorstwa w spadku” – odrębna ewidencja przychodów i kosztów po ustanowieniu zarządu sukcesyjnego, wyliczanie zaliczek na PIT oraz przygotowanie zeznań PIT-36S, PIT-36LS lub PIT-28S.
- Przygotowanie dokumentacji finansowej do planu przekształcenia JDG w spółkę z o.o. – bilans i sprawozdanie finansowe zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości, gotowe do badania przez biegłego rewidenta.
- Analiza opłacalności przekształcenia w spółkę z o.o. – symulacja obciążeń podatkowych i składkowych (PIT/ryczałt vs CIT + podatek od dywidendy) w oparciu o rzeczywiste dane finansowe klienta.
- Obsługa księgowa firmy po przekształceniu lub zmianie formy prawnej – otwarcie ksiąg rachunkowych spółki, przeniesienie ewidencji środków trwałych i zachowanie ciągłości amortyzacji.
- Aktualizacja rejestracji podatkowych po zmianie NIP spółki – zgłoszenia i aktualizacje w zakresie VAT, KSeF oraz kasy fiskalnej online.
- Wsparcie w wycenie majątku firmy – przygotowanie danych finansowych potrzebnych do wyceny przedsiębiorstwa na potrzeby sukcesji, sprzedaży firmy lub wniesienia jej do fundacji rodzinnej.
- Koordynacja z kancelarią prawną Pragmatiq – w zakresie zagadnień czysto prawnych: aktów notarialnych, umowy spółki, statutu fundacji rodzinnej, spraw spadkowych i sądowych.
Dlaczego warto wybrać Exactus jako zewnętrznego opiekuna nadzoru księgowego i kadrowego?
1. Doświadczenie i wiedza ekspercka
Nasz zespół na bieżąco śledzi zmiany w przepisach podatkowych, rachunkowych i prawa pracy, dzięki czemu Twoja firma zawsze działa zgodnie z aktualnym stanem prawnym.
2. Niezależne, obiektywne spojrzenie
Jako zewnętrzny ekspert oceniamy pracę Twojego działu księgowości lub kadr bez wewnętrznych uwarunkowań, co pozwala szybciej wychwycić błędy, ryzyka i obszary do poprawy.
3. Realne bezpieczeństwo finansowe i prawne
Regularna kontrola zmniejsza ryzyko błędów podatkowych, kadrowych i finansowych, które mogłyby skutkować karami, odsetkami lub sporami z pracownikami czy urzędami.
4. Elastyczność współpracy
Zakres i częstotliwość nadzoru dopasowujemy do wielkości i potrzeb Twojej firmy – od pojedynczych konsultacji po stałą, comiesięczną kontrolę.
5. Lokalna dostępność i indywidualne podejście
Znamy specyfikę biznesu w Poznaniu i okolicach (Luboń, Puszczykowo, Mosina, Kórnik, Śrem, Środa Wlkp. i inne) – jesteśmy blisko, dzięki czemu współpraca jest sprawna, a kontakt bezpośredni i szybki.
Najczęściej występujące problemy podatkowe i księgowe, które rozwiązuje biuro rachunkowe
Poniższa tabela pokazuje konkretne trudności, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy w procesie sukcesji – i sposób, w jaki biuro Exactus je rozwiązuje w codziennej praktyce:
| Problem podatkowy / księgowy | Jak rozwiązuje to biuro rachunkowe Exactus |
| Blokada konta bankowego i utrata NIP firmy po śmierci właściciela JDG | Wcześniejsze zgłoszenie zarządcy sukcesyjnego w CEIDG oraz pomoc w dopełnieniu formalności administracyjnych. |
| Brak wiedzy, jak rozliczać „przedsiębiorstwo w spadku” po ustanowieniu zarządu sukcesyjnego | Prowadzenie odrębnej ewidencji przychodów/KPiR dla przedsiębiorstwa w spadku oraz przygotowanie zeznań PIT-36S, PIT-36LS lub PIT-28S. |
| Nieprawidłowe wyliczenie i terminy wpłaty zaliczek na PIT po objęciu zarządu sukcesyjnego | Prawidłowe wyliczenie zaliczki (z uwzględnieniem dochodów od dnia otwarcia przedsiębiorstwa w spadku) i pilnowanie terminu wpłaty do 20. dnia kolejnego miesiąca. |
| Nieświadomość, że spółka powstała z przekształcenia JDG otrzymuje nowy NIP i REGON | Aktualizacja zgłoszeń rejestracyjnych VAT (w tym ewentualne VAT-Z), ponowna rejestracja w KSeF, aktualizacja kasy fiskalnej online oraz informowanie kontrahentów o zmianie danych. |
| Wątpliwości co do kontynuacji metody amortyzacji środków trwałych po przekształceniu | Analiza dotychczasowej ewidencji środków trwałych i jej prawidłowe przeniesienie do ksiąg rachunkowych nowej spółki, z zachowaniem ciągłości amortyzacji. |
| Ryzyko odpowiedzialności solidarnej spółki i przedsiębiorcy za zaległości podatkowe sprzed przekształcenia | Audyt bieżących rozliczeń i zaległości przed rozpoczęciem procedury przekształcenia, tak aby wyeliminować ryzyko przed jego finalizacją. |
| Brak przygotowanej dokumentacji finansowej wymaganej do planu przekształcenia | Sporządzenie bilansu oraz sprawozdania finansowego przedsiębiorcy zgodnie z ustawą o rachunkowości, gotowych do zbadania przez biegłego rewidenta. |
| Brak wiedzy, która forma opodatkowania (PIT, ryczałt, CIT) będzie faktycznie korzystniejsza po zmianie formy prawnej | Symulacja i porównanie realnego obciążenia podatkowego oraz składki zdrowotnej w JDG i w spółce z o.o. (z uwzględnieniem podwójnego opodatkowania dywidendy). |
| Rozproszona lub niekompletna dokumentacja księgowa utrudniająca proces sukcesji lub przekształcenia | Uporządkowanie ewidencji księgowej, weryfikacja poprawności dokumentów źródłowych oraz wsparcie w kontakcie z biegłym rewidentem i kancelarią prawną. |
Zapraszamy do współpracy
Chcesz zyskać pewność, że księgowość i kadry w Twojej firmie działają prawidłowo, zgodnie z przepisami i bez ryzyka kosztownych błędów? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Exactus – przygotujemy indywidualną ofertę nadzoru księgowego lub kadrowo-płacowego dopasowaną do potrzeb Twojej firmy.
Biuro Rachunkowe Exactus w kwestiach prawnych i skomplikowanych zagadnieniach podatkowych rekomenduje konsultację z kancelarią Pragmatiq.
Sprawdź pozostałe usługi
Poznaj wszystkie pozostałe usługi np. rejestracja spółek i jdg, wirtualny adres oraz inne
Tomasz Nowicki
Ekspert ds. sukcesji firmy
Maszy pytania? Skontaktuj się z naszym ekspertem ds. sukcesji firmy
Przeczytaj artykuł blogowy
Sukcesja firmy: czyli co się stanie z Twoim biznesem, po Twojej śmierci
Dlaczego Exactus?
Poznaj pracowników, osiągnięcia biura oraz dowody zaufania społecznego
Dlaczego warto
Certyfikaty
O nas
Jakość naszych usług jest gwarantowana przez wysokie kwalifikacje zatrudnionych osób
oraz wieloletnie doświadczenie w branży księgowej
Wykwalifikowany zespół
Pewność prawidłowego prowadzenia dokumentów dają uprawnienia naszych pracowników do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Rada Nadzorcza złożona jest m.in. z biegłych rewidentów. Nasz zespół to wielu wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie m.in. podatku od towarów i usług, podatków dochodowych, rachunkowości i spraw płacowo – kadrowych.
Wszechstronne doświadczenie
Świadczymy usługi dla wielu branż od 25 lat. Nasi Klienci to jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, fundacje, spółdzielnie i stowarzyszenia. Na przestrzeni lat to ponad 1000 przedsiębiorców. Praktycznie nie ma zdarzenia gospodarczego, podatkowego, które mogłoby nas zaskoczyć.
Nagrody i certyfikaty
Byliśmy wielokrotnie docenieni za stałe utrzymywanie wysokiej jakości świadczonych przez nas usług oraz standardy zawodowe. Właśnie dlatego możesz być spokojny, że zapewniamy stabilne i bezpieczne funkcjonowanie Twojego podmiotu.
Wspieramy w rozwoju i przekształceniach
Wspieramy Klientów przy zmianach właścicielskich, zmianie formy prowadzenia działalności lub przy przejściu przedsiębiorstwa z ewidencji uproszczonej (księgi przychodów i rozchodów) na pełne księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Na przestrzeni lat wielokrotnie byliśmy nagradzani. Biuro rachunkowe Exactus to wysoka jakość potwierdzona certyfikatami i uznaniem ważnych instytucji
2002
Certyfikat Ministerstwa Finansów
Uprawnienie do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
2024
Tytuł „Poznański Lider Przedsiębiorczości”
Tej nagrody nie da się kupić. Na tą nagrodę trzeba sobie zasłużyć swoją działalnością” – Jan Grabkowski Starosta Poznański
2026
Certyfikat Najwyższa Jakość w bankowości i finansach
Za najwyższą jakość usług księgowo – finansowych, dynamiczny rozwój oraz wszechstronną ofertę (Wielkopolskie Stowarzyszenie Badań nad Jakością)
2004
Biuro Biegłych Rewidentów
Uprawnienia do badania sprawozdań finansowych wydane przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów
Siedziba Exactus biuro rachunkowe ul. Bukowa16, Mosina
Poznaj nasz zespół
Naszą kadrę stanowią pasjonaci księgowości, podatków oraz ekspertki z zakresu płac i kadr. Każdy z nas specjalizuje się w konkretnych branżach, dzięki czemu zapewniamy ekspercką obsługę.
Certyfikowani specjaliści
Nasi księgowi posiadają aktualne certyfikaty i regularnie się szkolą
Stały opiekun Klienta
Jeden dedykowany księgowy (+ zastępstwo), który zna Twój biznes od podszewki
Szybki kontakt
Odpowiadamy na pytania w 24h – telefon, email, sms
Referencje
Zaufanie Klientów to nasza największa wartość. Oto co mówią o nas nasi Klienci:
Współpracuję z firmą „Exactus” od ponad dwóch i pół roku i jestem z niej bardzo zadowolony. Przez cały okres współpracy miałem wyłącznie pozytywne wrażenia. Życzę zespołowi „Exactus” powodzenia i zawsze polecam ich usługi wszystkim znajomym”
Andry Postolenko
budownictwo
Polecam! Z biurem Exactus Biuro rachunkowe to nawet KSeF nie straszny. 12 lat współpracy, którą sobie bardzo cenię / JDG, sp z o.o./.
Maciej Michalski
portal oświatowy / e-oświata
Na szczególne uznanie zasługuje bardzo dobra współpraca z działem kadr i płac. Komunikacja jest sprawna, a wszelkie kwestie pracownicze rozwiązywane są terminowo i z dużą dbałością o szczegóły. Dzięki temu mamy pewność, że obszar HR twardy funkcjonuje spójnie i bez zakłóceń.
HR Partner
zakład produkcyjny
Zapytaj o wycenę
Karolina Markiewicz
Dział Obsługi Klienta
Godziny pracy biura
pon. – czw.: 7-17
pt.: 7-16
Adres
ul. Bukowa 16
62-050 Mosina