Obsługa PPK
Outsourcing Pracowniczych Planów Kapitałowych dla pracodawców – od wdrożenia i obsługi uczestników po naliczanie wpłat, rezygnacje, autozapis, dokumentację oraz wymianę danych z instytucją finansową.
Exactus może przejąć bieżącą administrację PPK jako osobną usługę albo połączyć ją z prowadzeniem kadr, list płac i kompleksową obsługą kadrowo-płacową.
Co zyskujesz, powierzając PPK Exactus?
Zmiany dotyczące pracowników trafiają do jednego procesu
Nowe zatrudnienie, przystąpienie do PPK, rezygnacja, ponowne rozpoczęcie wpłat czy zmiana ich wysokości wymagają aktualizacji danych. Jeżeli prowadzimy również kadry lub płace, informacje te mogą być obsługiwane w ramach jednego zespołu.
Wpłaty są powiązane z rzeczywistym wynagrodzeniem uczestnika
PPK jest bezpośrednio związane z procesem płacowym. Na podstawie danych dotyczących wynagrodzeń i deklaracji uczestników naliczamy odpowiednie wpłaty oraz przygotowujemy informacje potrzebne do ich przekazania.
Pilnujemy również cyklicznych obowiązków, nie tylko miesięcznych wpłat
Obsługa obejmuje także zmiany statusu uczestników, dokumentację, komunikację z instytucją finansową i procesy okresowe, w tym ponowny autozapis do PPK.
PPK nie kończy się na naliczeniu miesięcznej wpłaty
Po uruchomieniu programu sytuacja uczestników regularnie się zmienia. Firma zatrudnia nowe osoby, pracownicy składają rezygnacje lub wracają do oszczędzania, zmieniają wysokość wpłat dodatkowych albo osiągają wiek wpływający na sposób przystąpienia do PPK.
Każde takie zdarzenie może wymagać aktualizacji dokumentacji, danych płacowych albo informacji przekazywanych instytucji finansowej.
Dlatego w Exactus traktujemy PPK jako stały proces administracyjno-płacowy, a nie jednorazowe wdrożenie programu.
Co możemy przejąć w ramach obsługi PPK?
Zakres usługi dopasowujemy do liczby zatrudnionych osób, organizacji płac oraz sposobu współpracy z instytucją finansową. Możemy odpowiadać m.in. za:
- bieżącą administrację Pracowniczych Planów Kapitałowych,
- obsługę przystępowania nowych osób do PPK,
- obsługę deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat,
- obsługę ponownego rozpoczęcia wpłat przez uczestników,
- uwzględnianie zmian wysokości wpłat deklarowanych przez uczestników,
- naliczanie wpłat finansowanych przez uczestnika i pracodawcę,
- uwzględnianie wpłat dodatkowych,
- przygotowywanie danych potrzebnych do przekazywania wpłat,
- prowadzenie i porządkowanie dokumentacji PPK,
- gromadzenie i archiwizowanie dokumentów związanych z programem,
- przygotowywanie i wymianę danych z instytucją finansową,
- raportowanie dotyczące uczestników i wpłat,
- obsługę zmian dotyczących uczestników programu,
- monitorowanie cyklicznych obowiązków, w tym ponownego autozapisu.
Nowy pracownik oznacza również sprawdzenie obowiązków PPK
Przy zatrudnieniu nowej osoby trzeba ustalić, czy i kiedy powinna zostać objęta PPK oraz jakie dokumenty dotyczące uczestnictwa lub rezygnacji zostały przez nią złożone.
Exactus może monitorować osoby podlegające zapisowi, obsługiwać potrzebną dokumentację i aktualizować dane wykorzystywane w kolejnych rozliczeniach PPK.
Jeżeli prowadzimy również kadry, informacje o nowych i kończących zatrudnienie osobach mogą trafiać do obsługi PPK bez tworzenia osobnego procesu po stronie pracodawcy.
Naliczanie wpłat do PPK razem z wynagrodzeniem
Wysokość miesięcznej wpłaty do PPK jest powiązana z wynagrodzeniem uczestnika. Dlatego do prawidłowego rozliczenia potrzebne są aktualne dane płacowe oraz informacje o obowiązujących deklaracjach pracownika i pracodawcy.
W ramach obsługi naliczamy wpłaty finansowane przez obie strony oraz uwzględniamy zadeklarowane wpłaty dodatkowe i inne zmiany wpływające na rozliczenie.
Jeżeli Exactus prowadzi również listy płac, oba procesy mogą zostać połączone. Nie trzeba wtedy osobno przekazywać tych samych danych do osoby naliczającej wynagrodzenia i osoby obsługującej PPK.
Rezygnacja z PPK nie zamyka tematu na cały okres zatrudnienia
Pracownik może złożyć deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat, ale może również później zdecydować o ponownym oszczędzaniu.
W ramach obsługi aktualizujemy status uczestnika, dokumentację oraz dane wykorzystywane przy kolejnych naliczeniach i wymianie informacji z instytucją finansową.
Dzięki temu pracodawca nie musi samodzielnie pilnować, od którego wynagrodzenia należy zatrzymać albo ponownie rozpocząć naliczanie wpłat.
Dokumentacja i wymiana danych z instytucją finansową
Prowadzenie PPK wymaga regularnej wymiany informacji z instytucją finansową obsługującą program pracodawcy.
Exactus może przygotowywać i przekazywać dane dotyczące uczestników, zmian ich statusu, wpłat oraz dokumentów powstających w toku bieżącej obsługi.
Prowadzimy również i archiwizujemy dokumentację PPK w uzgodnionym zakresie, dzięki czemu informacje dotyczące poszczególnych uczestników są uporządkowane razem z pozostałymi danymi potrzebnymi do obsługi programu.
Dopiero uruchamiasz PPK czy chcesz przejąć istniejący proces?
Wdrożenie PPK u nowego pracodawcy
Możemy pomóc uporządkować dane potrzebne do rozpoczęcia procesu, uczestników oraz sposób wymiany informacji pomiędzy firmą, płacami i instytucją finansową.
Ustalamy również, jak pracodawca będzie przekazywał nam informacje o nowych osobach, rezygnacjach, zmianach i innych zdarzeniach wpływających na PPK.
Przejęcie działającego PPK
Jeżeli program już funkcjonuje, ustalamy liczbę uczestników, wykorzystywaną instytucję finansową, dotychczasowy sposób naliczania wpłat oraz zakres posiadanej dokumentacji.
Następnie organizujemy dalszy przepływ danych tak, aby zachować ciągłość bieżącej obsługi.
Możesz zlecić samą obsługę PPK albo połączyć ją z płacami i kadrami
Nie musisz przekazywać Exactus całego obszaru pracowniczego. Jeżeli potrzebujesz tylko wsparcia przy PPK, możemy ustalić odrębny zakres obsługi.
Jeżeli chcesz ograniczyć liczbę procesów prowadzonych w różnych miejscach, PPK możemy połączyć z:
Szczególnie naturalne jest połączenie PPK z płacami, ponieważ wpłaty są naliczane na podstawie wynagrodzeń uczestników.
Obsługa PPK dla firm z Poznania i okolic
Exactus prowadzi obsługę PPK dla pracodawców z Poznania oraz przedsiębiorstw działających w południowej części aglomeracji poznańskiej.
Nasze biuro znajduje się przy ul. Bukowej 16 w Mosinie, dzięki czemu jesteśmy dogodnie zlokalizowani również dla firm z południowych dzielnic Poznania oraz m.in. Lubonia, Puszczykowa, Komornik, Stęszewa i innych miejscowości tej części aglomeracji.
Dokumenty i dane związane z PPK mogą być przekazywane elektronicznie, dlatego bieżącą administrację programu możemy prowadzić zdalnie. Jeżeli jednak potrzebne jest omówienie wdrożenia, przejęcia istniejącego procesu lub bardziej złożonej sytuacji, możliwe jest również bezpośrednie spotkanie z zespołem Exactus.
Jak rozpocząć outsourcing PPK?
Na początku pytamy o liczbę zatrudnionych osób i uczestników PPK, instytucję finansową, sposób naliczania wynagrodzeń oraz to, czy program już funkcjonuje, czy dopiero jest organizowany.
Na tej podstawie ustalamy zakres obowiązków Exactus, sposób przekazywania danych oraz wycenę. Znaczenie ma m.in. liczba obsługiwanych osób, częstotliwość zmian, zakres komunikacji z instytucją finansową oraz to, czy PPK będzie połączone z listami płac lub szerszą obsługą kadrową.
Chcesz przekazać bieżącą obsługę PPK specjalistom?
Przedstaw nam sposób, w jaki PPK działa obecnie w Twojej firmie. Ustalimy, które obowiązki możemy przejąć oraz jak połączyć obsługę programu z pozostałymi procesami kadrowo-płacowymi.
Karolina Markiewicz
Dział Obsługi Klienta
Maszy pytania? Skontaktuj się ze specjalistą z Działu Obsługi Klienta
Dlaczego Exactus?
Poznaj nasz zespół, osiągnięcia oraz dowody zaufania społecznego
Dlaczego warto
Certyfikaty
Nasz zespół
Jakość naszych usług jest gwarantowana przez wysokie kwalifikacje zatrudnionych osób
oraz wieloletnie doświadczenie w branży księgowej
Wykwalifikowany zespół
Pewność prawidłowego prowadzenia dokumentów dają uprawnienia naszych pracowników do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Rada Nadzorcza złożona jest m.in. z biegłych rewidentów. Nasz zespół to wielu wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie m.in. podatku od towarów i usług, podatków dochodowych, rachunkowości i spraw płacowo – kadrowych.
Wszechstronne doświadczenie
Świadczymy usługi dla wielu branż od 25 lat. Nasi Klienci to jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, fundacje, spółdzielnie i stowarzyszenia. Na przestrzeni lat to ponad 1000 przedsiębiorców. Praktycznie nie ma zdarzenia gospodarczego, podatkowego, które mogłoby nas zaskoczyć.
Nagrody i certyfikaty
Byliśmy wielokrotnie docenieni za stałe utrzymywanie wysokiej jakości świadczonych przez nas usług oraz standardy zawodowe. Właśnie dlatego możesz być spokojny, że zapewniamy stabilne i bezpieczne funkcjonowanie Twojego podmiotu.
Wspieramy w rozwoju i przekształceniach
Wspieramy Klientów przy zmianach właścicielskich, zmianie formy prowadzenia działalności lub przy przejściu przedsiębiorstwa z ewidencji uproszczonej (księgi przychodów i rozchodów) na pełne księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Jakość potwierdzona certyfikatami i uznaniem branży
2002
Certyfikat Ministerstwa Finansów
Uprawnienie do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
2024
Tytuł „Poznański Lider Przedsiębiorczości”
Tej nagrody nie da się kupić. Na tą nagrodę trzeba sobie zasłużyć swoją działalnością” – Jan Grabkowski Starosta Poznański
2026
Certyfikat Najwyższa Jakość w bankowości i finansach
Za najwyższą jakość usług księgowo – finansowych, dynamiczny rozwój oraz wszechstronną ofertę (Wielkopolskie Stowarzyszenie Badań nad Jakością)
2004
Biuro Biegłych Rewidentów
Uprawnienia do badania sprawozdań finansowych wydane przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów
Exactus to wielu wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie m.in. podatku od towarów i usług, podatków dochodowych, rachunkowości i spraw płacowo – kadrowych. Dzięki temu, Biuro zapewnia profesjonalne rozwiązanie wszelkich pojawiających się problemów.
Poznaj nasz zespół
Naszą kadrę stanowią pasjonaci księgowości, podatków oraz ekspertki z zakresu płac i kadr. Każdy z nas specjalizuje się w konkretnych branżach, dzięki czemu zapewniamy ekspercką obsługę.
Certyfikowani specjaliści
Nasi księgowi posiadają aktualne certyfikaty i regularnie się szkolą
Stały opiekun Klienta
Jeden dedykowany księgowy (+ zastępstwo), który zna Twój biznes od podszewki
Szybki kontakt
Odpowiadamy na pytania w 24h – telefon, email, sms
Referencje
Co mówią o nas nasi klienci
„Współpraca z Exactus to strzał w dziesiątkę. Profesjonalizm, terminowość i wsparcie na najwyższym poziomie.”
TechStart Sp. z o.o.
IT
„Dzięki Exactus mogę skupić się na prowadzeniu restauracji, a księgowość jest zawsze w porządku.”
Restauracja 'Smak Miasta’
Gastronomia
„15 lat współpracy i zero problemów. Polecam każdemu, kto szuka rzetelnego biura rachunkowego.”
BudMax
Budownictwo
Najczęstsze pytania o obsługę PPK
Kogo trzeba zapisać do PPK, jak obsługiwać rezygnacje i co zmieni autozapis w 2027 roku? Odpowiadamy na najczęstsze pytania pracodawców dotyczące bieżącej administracji Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Czy mogę zlecić Exactus tylko obsługę PPK?
Tak. Obsługa PPK może być samodzielnym elementem współpracy. Możemy również połączyć ją z prowadzeniem list płac, kadr lub pełną obsługą kadrowo-płacową, jeżeli chcesz prowadzić wszystkie procesy dotyczące pracowników w jednym miejscu.
Którzy pracownicy są automatycznie zapisywani do PPK?
Mechanizm autozapisu obejmuje co do zasady osoby zatrudnione, które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 55 lat, jeżeli spełniają warunki uczestnictwa i nie złożyły deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat. Przy każdej nowej osobie sprawdzamy jej sytuację i dokumenty potrzebne do dalszej obsługi.
Czy pracownik po 55. roku życia może przystąpić do PPK?
Tak. Osoba zatrudniona, która ukończyła 55 lat, ale nie ukończyła 70 lat, może przystąpić do PPK na swój wniosek. Pracodawca powinien poinformować taką osobę o możliwości złożenia odpowiedniego wniosku.
Kiedy trzeba zapisać nowego pracownika do PPK?
Przepisy określają ramy czasowe zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla nowo zatrudnionej osoby. Przy bieżącej obsłudze monitorujemy moment, w którym pracownik spełnia wymagania, oraz dane potrzebne do prawidłowego objęcia go programem.
Ile wynoszą podstawowe wpłaty do PPK?
Podstawowa wpłata finansowana przez uczestnika wynosi 2% wynagrodzenia, a podstawowa wpłata finansowana przez pracodawcę 1,5%. W określonych sytuacjach uczestnik może obniżyć swoją wpłatę podstawową, a zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą finansować również wpłaty dodatkowe.
Czy można zwiększyć wysokość wpłat do PPK?
Tak. Uczestnik może zadeklarować wpłatę dodatkową, a pracodawca również może finansować dodatkową wpłatę ponad poziom podstawowy. W ramach obsługi uwzględniamy obowiązujące deklaracje przy kolejnych naliczeniach.
Kiedy wpłaty PPK trzeba przekazać do instytucji finansowej?
Wpłaty nalicza się i pobiera w związku z wypłatą wynagrodzenia, a następnie przekazuje do instytucji finansowej w ustawowym terminie. W ramach bieżącej obsługi uwzględniamy terminy dotyczące przygotowywanych przez nas rozliczeń PPK.
Od kiedy obowiązuje rezygnacja pracownika z PPK?
Deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat obowiązuje od momentu jej złożenia pracodawcy. Po otrzymaniu informacji aktualizujemy status osoby oraz dane wykorzystywane przy kolejnych rozliczeniach.
Czy pracownik, który zrezygnował z PPK, może później wrócić?
Tak. Pracownik może ponownie rozpocząć oszczędzanie w PPK po złożeniu odpowiedniego wniosku. W takim przypadku aktualizujemy dokumentację oraz dane potrzebne do wznowienia naliczania wpłat.
Na czym polega ponowny autozapis do PPK w 2027 roku?
Ponowny autozapis odbywa się cyklicznie co cztery lata. Kolejny przypada w 2027 roku i dotyczy osób, które wcześniej zrezygnowały z dokonywania wpłat, a nadal podlegają mechanizmowi autozapisu. Pracodawca musi odpowiednio przygotować informacje dla pracowników, zweryfikować ich status oraz obsłużyć ewentualne nowe deklaracje rezygnacji.
Czy Exactus może obsłużyć autozapis PPK w 2027 roku?
Jeżeli prowadzimy PPK w Twojej firmie, możemy uwzględnić ponowny autozapis w bieżącej obsłudze programu. Zakres ustalamy odpowiednio do liczby pracowników, ich aktualnego statusu oraz sposobu prowadzenia płac i dokumentacji.
Jakie dane trzeba przekazywać Exactus przy obsłudze PPK?
Zakres zależy od modelu współpracy. Potrzebne mogą być informacje o nowych i kończących zatrudnienie osobach, wynagrodzeniach, złożonych deklaracjach, zmianach wysokości wpłat oraz innych zdarzeniach wpływających na PPK. Przy wdrożeniu ustalamy dokładnie, które dane i w jakich terminach powinny trafiać do Exactus.
Czy Exactus wymienia dane z instytucją finansową prowadzącą PPK?
Tak. W ramach ustalonej obsługi możemy przygotowywać i przekazywać dane dotyczące uczestników, wpłat i zmian wynikających z dokumentów składanych przez pracowników oraz prowadzić dokumentację związaną z komunikacją z instytucją finansową.
Czy możecie przejąć PPK, które już działa w firmie?
Tak. Najpierw ustalamy liczbę uczestników, instytucję finansową, sposób dotychczasowego naliczania wpłat oraz stan dokumentacji. Następnie organizujemy przepływ danych potrzebny do kontynuowania bieżącej obsługi.
Czy PPK najlepiej prowadzić razem z listami płac?
Nie jest to warunek, ale połączenie obu procesów upraszcza przepływ danych. Jeżeli Exactus nalicza również wynagrodzenia, informacje potrzebne do obliczenia wpłat PPK mogą być wykorzystywane bez ponownego przekazywania tych samych danych do osobnego usługodawcy.
Co jeśli wcześniejsze wpłaty lub dane PPK zostały rozliczone nieprawidłowo?
Najpierw ustalamy, czego dotyczy problem, jakiego okresu i których uczestników. Następnie określamy potrzebne działania oraz zakres weryfikacji wcześniejszej dokumentacji i rozliczeń. Takie prace ustalamy indywidualnie poza standardową bieżącą administracją PPK.
Od czego zależy cena obsługi PPK?
Na wycenę wpływa przede wszystkim liczba obsługiwanych pracowników i uczestników, częstotliwość zmian, zakres dokumentacji, komunikacja z instytucją finansową oraz to, czy PPK jest samodzielną usługą, czy częścią obsługi płacowej lub kadrowej. Po poznaniu organizacji programu przygotowujemy konkretny zakres i wycenę.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytanie? Zadzwoń: +48 797 857 841 lub napisz: bok@exactus.com.pl. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
Zapytaj o obsługę PPKKontakt
Karolina Markiewicz
Dział Obsługi Klienta i Marketingu
Godziny pracy
pn. – czw.: 7 – 17
pt.: 7-16
sb.-ndz. – nieczynne
Adres
ul. Bukowa 16
62-050 Mosina