Prowadzenie kadr

Co zyskujesz, powierzając prowadzenie kadr Exactus?

Dokumentacja pracownika od zatrudnienia do świadectwa pracy

Przed rozpoczęciem pracy

Ustalamy, jakie dane i dokumenty są potrzebne, przygotowujemy dokumentację wynikającą z uzgodnionej formy zatrudnienia i zakładamy dokumentację pracowniczą.

W trakcie zatrudnienia

Aktualizujemy dokumenty wraz ze zmianami dotyczącymi pracownika. Obsługujemy m.in. aneksy, porozumienia, urlopy, nieobecności oraz inne informacje, które powinny znaleźć odzwierciedlenie w prowadzonej dokumentacji.

Przy zakończeniu współpracy

Przygotowujemy dokumenty wynikające ze sposobu zakończenia zatrudnienia oraz – w przypadku stosunku pracy – świadectwo pracy i pozostałą dokumentację objętą naszym zakresem.

Czas pracy, urlopy i nieobecności w jednym procesie kadrowym

Prowadzenie dokumentacji kadrowej wymaga regularnego aktualizowania informacji, które zmieniają się w trakcie zatrudnienia. Dotyczy to m.in. czasu pracy, wykorzystanych urlopów, zwolnień lekarskich oraz innych nieobecności.

Na podstawie danych przekazywanych przez pracodawcę aktualizujemy odpowiednią dokumentację i ewidencje oraz wykorzystujemy je przy dalszej obsłudze pracownika.

Monitorujemy również informacje mające znaczenie dla wybranych uprawnień pracowniczych, dzięki czemu zmiana sytuacji pracownika może zostać uwzględniona w prowadzonej dokumentacji.

Pilnujemy terminów badań lekarskich i szkoleń BHP

Dokumentacja związana z badaniami profilaktycznymi i szkoleniami BHP jest powiązana z zatrudnieniem i aktami pracownika. W ramach prowadzenia kadr możemy monitorować odpowiednie terminy i informować pracodawcę o zbliżających się obowiązkach.

Exactus nie zastępuje jednostki medycyny pracy ani podmiotu prowadzącego wymagane szkolenia. Naszą rolą jest administracyjne wsparcie procesu i prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie.

Potrzebujesz samych kadr czy całej obsługi kadrowo-płacowej?

Prowadzenie kadr możemy świadczyć jako samodzielną usługę. To rozwiązanie dla firm, które chcą przekazać na zewnątrz dokumentację i administrację pracowniczą, ale naliczanie wynagrodzeń pozostawić we własnym zespole albo u innego usługodawcy.

Jeżeli chcesz połączyć oba obszary, zakres możemy rozszerzyć o kompleksową obsługę kadrowo-płacową, obejmującą również listy płac, rozliczenia ZUS i PIT oraz pozostałe procesy płacowe.

Co możemy przejąć w ramach prowadzenia kadr?

Zakres dopasowujemy do liczby pracowników, rodzajów umów oraz sposobu, w jaki obecnie zorganizowana jest administracja zatrudnienia. Możemy odpowiadać m.in. za:

• zakładanie, prowadzenie i aktualizowanie akt osobowych pracowników,
• prowadzenie pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy,
• przygotowywanie umów o pracę oraz wymaganej dokumentacji przy zatrudnieniu,
• przygotowywanie umów zlecenia i umów o dzieło,
• sporządzanie aneksów, porozumień i dokumentów dotyczących zmian warunków zatrudnienia,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy na podstawie danych przekazywanych przez pracodawcę,
• ewidencjonowanie urlopów, zwolnień lekarskich i innych nieobecności,
• monitorowanie terminów badań lekarskich i szkoleń BHP,
• monitorowanie danych wpływających na wybrane uprawnienia pracownicze,
• przygotowywanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu,
• przygotowywanie dokumentacji związanej z zakończeniem zatrudnienia,
• sporządzanie świadectw pracy,
• zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników oraz zleceniobiorców w ZUS – w ustalonym zakresie obsługi.

Nie każda firma potrzebuje wszystkich tych czynności. Przed rozpoczęciem współpracy ustalamy dokładnie, które obowiązki przejmuje Exactus, a jakie pozostają po stronie pracodawcy lub jego wewnętrznego zespołu.

Możemy przejąć kadry firmy, która już zatrudnia pracowników

Nie musisz rozpoczynać współpracy z Exactus przy pierwszym zatrudnieniu. Możemy przejąć dokumentację firmy posiadającej już pracowników i zleceniobiorców.

Na początku ustalamy liczbę obsługiwanych osób, rodzaje umów, zakres prowadzonej dokumentacji oraz sposób, w jaki informacje kadrowe były dotychczas gromadzone i aktualizowane.

Następnie wskazujemy materiały potrzebne do rozpoczęcia bieżącej obsługi. Jeżeli przy przejęciu zauważymy braki utrudniające dalsze prowadzenie dokumentacji, wskazujemy elementy wymagające uzupełnienia.

Jeżeli potrzebujesz szerszego sprawdzenia prawidłowości dotychczas prowadzonych kadr, zakres współpracy możemy rozszerzyć o audyt dokumentacji kadrowej.

Jak organizujemy prowadzenie kadr?

Ustalamy, co już funkcjonuje w firmie

Poznajemy liczbę pracowników i współpracowników, rodzaje umów, sposób prowadzenia dokumentacji oraz osoby, które po stronie przedsiębiorstwa będą przekazywały dane do Exactus.

Określamy podział obowiązków

Ustalamy, jakie dokumenty przygotowujemy, jakie terminy monitorujemy oraz które informacje – np. dotyczące czasu pracy, urlopów czy zmian warunków zatrudnienia – powinien przekazywać nam pracodawca.

Przechodzimy do bieżącej administracji

Dokumenty i informacje mogą być wymieniane elektronicznie, dlatego obsługę możemy prowadzić również zdalnie. Firmy z Poznania, Mosiny i okolic mogą dodatkowo korzystać ze spotkań z naszym zespołem.

Cena zależy przede wszystkim od liczby obsługiwanych osób, rodzajów umów, zakresu dokumentacji i liczby czynności kadrowych powierzonych Exactus. Konkretny zakres i wycenę ustalamy po poznaniu struktury zatrudnienia.

Chcesz uporządkować administrację pracowników bez przekazywania całych płac?

Opowiedz nam, ilu pracowników i współpracowników obsługujesz oraz które czynności kadrowe chcesz przekazać na zewnątrz. Ustalimy zakres prowadzenia kadr i sposób wymiany informacji z Twoją firmą.