Obsługa kadrowo-płacowa
Kompleksowa obsługa kadr i płac dla firm zatrudniających pracowników oraz współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych – od dokumentacji przy zatrudnieniu po wynagrodzenia, ZUS, PIT, PPK i formalności związane z zakończeniem współpracy.
W Exactus możemy przejąć cały proces kadrowo-płacowy albo jego wybrany zakres. Obsługujemy bieżące sprawy pracowników, przygotowujemy rozliczenia i wspieramy pracodawcę również wtedy, gdy pojawia się kontrola, potrzeba audytu lub bardziej złożone zagadnienie.
Co zyskujesz, powierzając kadry i płace Exactus?
Jeden proces od zatrudnienia do zakończenia współpracy
Dokumentacja pracownika, zmiany warunków zatrudnienia, urlopy, nieobecności, wynagrodzenia, ZUS i zakończenie zatrudnienia są prowadzone w ramach jednego procesu. Ogranicza to sytuacje, w których dane kadrowe i płacowe funkcjonują niezależnie od siebie.
Wynagrodzenie liczone na podstawie aktualnych danych kadrowych
Przy naliczaniu płac uwzględniamy m.in. rodzaj umowy, zmienne składniki wynagrodzenia, nieobecności, potrącenia i inne informacje przekazywane przez pracodawcę. Dzięki temu kadry i płace są obsługiwane jako jeden powiązany obszar.
Wsparcie także wtedy, gdy sprawa wykracza poza miesięczną listę płac
Możemy pomóc przy kontroli dokumentacji, korektach wcześniejszych rozliczeń, audycie kadr i płac, kontroli PIP lub ZUS oraz wybranych zagadnieniach dotyczących organizacji zatrudnienia i prawa pracy.
Od zatrudnienia pracownika po jego ostatnie rozliczenie
Obsługa kadrowo-płacowa zaczyna się jeszcze przed pierwszą wypłatą. Trzeba przygotować dokumenty związane z zatrudnieniem, zgłoszenia do odpowiednich instytucji i informacje potrzebne do prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
W trakcie zatrudnienia dochodzą kolejne zmiany: urlopy, zwolnienia lekarskie, aneksy, zmiany wynagrodzenia, premie, potrącenia, PPK czy aktualizacja danych pracownika. Wszystkie te informacje mogą mieć wpływ na dokumentację lub wysokość wynagrodzenia.
Przy zakończeniu współpracy przygotowujemy dokumenty i rozliczenia wynikające z ustalonego zakresu obsługi, dzięki czemu pracodawca nie musi organizować każdego etapu z inną osobą.
Co możemy przejąć w ramach obsługi kadrowo-płacowej?
Kadry i dokumentacja pracownicza
- przygotowywanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych,
- przygotowywanie aneksów, porozumień i dokumentów związanych ze zmianami zatrudnienia,
- prowadzenie i aktualizowanie akt osobowych,
- prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy,
- ewidencjonowanie urlopów i innych nieobecności,
- obsługę dokumentacji dotyczącej zwolnień lekarskich,
- monitorowanie terminów badań lekarskich, szkoleń BHP oraz innych terminów wynikających z bieżącej dokumentacji pracowniczej,
- przygotowywanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oraz innych dokumentów pracowniczych wynikających z bieżącej obsługi,
- przygotowywanie świadectw pracy oraz dokumentacji przy zakończeniu zatrudnienia.
Płace i rozliczanie wynagrodzeń
- naliczanie wynagrodzeń pracowników,
- przygotowywanie list płac,
- rozliczanie umów zlecenia i umów o dzieło,
- uwzględnianie premii, prowizji i innych zmiennych składników wynagrodzenia,
- rozliczanie nieobecności wpływających na wysokość wypłaty,
- naliczanie wymaganych potrąceń,
- przygotowywanie informacji i zestawień płacowych.
ZUS i podatki pracowników
- zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników oraz zleceniobiorców w ZUS,
- przygotowywanie miesięcznych dokumentów rozliczeniowych ZUS,
- naliczanie składek i zaliczek na podatek,
- przygotowywanie PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR oraz innych dokumentów wynikających z zakresu obsługi,
- przygotowywanie korekt rozliczeń kadrowo-płacowych,
- przekazywanie pracodawcy informacji potrzebnych do uregulowania zobowiązań.
PPK
- bieżące monitorowanie obowiązków dotyczących PPK.
- obsługę zgłoszeń i rezygnacji uczestników,
- prowadzenie dokumentacji związanej z PPK,
- przygotowywanie danych do rozliczeń,
- raportowanie do instytucji finansowych,
Co miesiąc potrzebujemy od Ciebie tylko aktualnych danych
Żeby prawidłowo naliczyć wynagrodzenia, musimy wiedzieć, co wydarzyło się w danym okresie. Dlatego przed pierwszą listą płac ustalamy z pracodawcą sposób i termin przekazywania informacji.
Mogą to być m.in. dane o czasie pracy, nieobecnościach, urlopach, premiach, prowizjach, nowych pracownikach, rozwiązanych umowach czy innych zmianach wpływających na wynagrodzenie.
Exactus przetwarza te informacje na listy płac, rozliczenia ZUS i podatkowe oraz dokumentację wynikającą z zakresu współpracy. Dzięki temu po stronie firmy pozostaje przede wszystkim terminowe przekazanie informacji o zmianach w zatrudnieniu.
Obsługujemy również zleceniobiorców i inne umowy cywilnoprawne
Zakres kadrowo-płacowy nie musi ograniczać się do osób zatrudnionych na umowę o pracę. Exactus obsługuje również umowy zlecenia i umowy o dzieło w zakresie wynikającym z ustalonej współpracy.
Możemy przygotowywać dokumentację, naliczać wynagrodzenia, uwzględniać właściwe rozliczenia podatkowe i ubezpieczeniowe oraz prowadzić wymagane zgłoszenia dotyczące zleceniobiorców.
Jeżeli w firmie funkcjonuje kilka różnych form zatrudnienia, możemy prowadzić je w ramach jednego procesu kadrowo-płacowego.
Jeżeli dopiero planujesz zatrudnienie lub współpracę z nową osobą, możemy również omówić kadrowo-płacowe konsekwencje różnych form zatrudnienia i wskazać obowiązki związane z wybranym rozwiązaniem.
PPK razem z bieżącą obsługą pracowników
Jeżeli firma jest objęta obowiązkami związanymi z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi, ich bieżącą administrację możemy połączyć z pozostałą obsługą kadrowo-płacową.
Exactus może zajmować się m.in. zgłoszeniami i rezygnacjami uczestników, dokumentacją, przygotowaniem danych do rozliczeń oraz raportowaniem do instytucji finansowych.
Dzięki temu PPK nie funkcjonuje jako osobny proces wymagający ręcznego uzgadniania danych z osobą przygotowującą wynagrodzenia.
Masz wątpliwości, czy obecne kadry i płace są prowadzone prawidłowo?
Nie musisz od razu przekazywać całego procesu do Exactus. Możemy zacząć od weryfikacji obecnej dokumentacji i rozliczeń.
Audyt kadrowo-płacowy może obejmować analizę teczek pracowniczych, sprawdzenie prawidłowości zgłoszeń do ZUS, wskazanie braków oraz przygotowanie wniosków i rekomendacji.
Jeżeli weryfikacja pokaże problemy wymagające poprawy wcześniejszych okresów, możemy również ustalić zakres potrzebnych korekt.
Wsparcie przy kontroli PIP, ZUS i trudniejszych sprawach pracowniczych
Obsługa kadrowa nie zawsze przebiega według standardowego scenariusza. Pojawiają się kontrole, pytania instytucji, spory pracownicze, potrzeba uporządkowania procedur antymobbingowych albo przygotowania regulaminów pracy i wynagradzania.
Exactus może wspierać pracodawcę podczas kontroli PIP i ZUS, uczestniczyć w postępowaniach wyjaśniających, przygotowywać odpowiedzi i dokumenty dotyczące prowadzonych przez nas procesów oraz pomagać w wybranych zagadnieniach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
W ramach bieżącej współpracy monitorujemy również zmiany w przepisach dotyczących prawa pracy, wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych, które mają wpływ na obsługiwane procesy kadrowo-płacowe.
Zakres wsparcia ustalamy odpowiednio do konkretnej sprawy. Jeżeli zagadnienie wymaga reprezentacji prawnej lub innych czynności wykraczających poza obsługę kadrowo-płacową, wskazujemy potrzebę zaangażowania odpowiedniego specjalisty.
Masz już pracowników? Możemy przejąć istniejące kadry i płace
Nie musisz rozpoczynać współpracy z Exactus razem z pierwszym zatrudnionym pracownikiem. Możemy przejąć obsługę firmy, która posiada już zespół i dotychczas prowadziła kadry samodzielnie albo korzystała z usług innego podmiotu.
Na początku poznajemy strukturę zatrudnienia, rodzaje umów, sposób naliczania wynagrodzeń, stan dokumentacji i terminy obowiązujące w firmie. Następnie ustalamy, jakie dane trzeba przekazać, aby zachować ciągłość list płac, ZUS i pozostałych procesów.
Jeżeli przy przejęciu pojawią się braki lub wątpliwości dotyczące wcześniejszej dokumentacji, możemy ustalić ich dodatkową weryfikację.
Kadry i księgowość mogą działać w jednym zespole
Wynagrodzenia, składki i pozostałe koszty zatrudnienia wpływają również na księgowość przedsiębiorstwa. Jeżeli oba obszary prowadzi Exactus, dane kadrowo-płacowe mogą być bezpośrednio wykorzystywane w bieżących rozliczeniach firmy.
Nie oznacza to jednak, że musisz korzystać z obu usług. Możemy przejąć wyłącznie kadry i płace, również wtedy, gdy księgowość prowadzisz we własnym dziale lub w innym biurze.
Sprawdź, które obowiązki kadrowo-płacowe możemy przejąć
Nie musisz od razu przekazywać całego obszaru. Opowiedz nam, jak obecnie wyglądają kadry i płace w Twojej firmie, ilu pracowników obsługujesz i które czynności zajmują najwięcej czasu albo budzą największe wątpliwości.
Na tej podstawie przygotujemy zakres współpracy odpowiadający organizacji Twojej firmy.
Karolina Markiewicz
Dział Obsługi Klienta
Maszy pytania? Skontaktuj się ze specjalistą z Działu Obsługi Klienta
Dlaczego Exactus?
Poznaj nasz zespół, osiągnięcia oraz dowody zaufania społecznego
Dlaczego warto
Certyfikaty
Nasz zespół
Jakość naszych usług jest gwarantowana przez wysokie kwalifikacje zatrudnionych osób
oraz wieloletnie doświadczenie w branży księgowej
Wykwalifikowany zespół
Pewność prawidłowego prowadzenia dokumentów dają uprawnienia naszych pracowników do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Rada Nadzorcza złożona jest m.in. z biegłych rewidentów. Nasz zespół to wielu wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie m.in. podatku od towarów i usług, podatków dochodowych, rachunkowości i spraw płacowo – kadrowych.
Wszechstronne doświadczenie
Świadczymy usługi dla wielu branż od 25 lat. Nasi Klienci to jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, fundacje, spółdzielnie i stowarzyszenia. Na przestrzeni lat to ponad 1000 przedsiębiorców. Praktycznie nie ma zdarzenia gospodarczego, podatkowego, które mogłoby nas zaskoczyć.
Nagrody i certyfikaty
Byliśmy wielokrotnie docenieni za stałe utrzymywanie wysokiej jakości świadczonych przez nas usług oraz standardy zawodowe. Właśnie dlatego możesz być spokojny, że zapewniamy stabilne i bezpieczne funkcjonowanie Twojego podmiotu.
Wspieramy w rozwoju i przekształceniach
Wspieramy Klientów przy zmianach właścicielskich, zmianie formy prowadzenia działalności lub przy przejściu przedsiębiorstwa z ewidencji uproszczonej (księgi przychodów i rozchodów) na pełne księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Jakość potwierdzona certyfikatami i uznaniem branży
2002
Certyfikat Ministerstwa Finansów
Uprawnienie do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
2024
Tytuł „Poznański Lider Przedsiębiorczości”
Tej nagrody nie da się kupić. Na tą nagrodę trzeba sobie zasłużyć swoją działalnością” – Jan Grabkowski Starosta Poznański
2026
Certyfikat Najwyższa Jakość w bankowości i finansach
Za najwyższą jakość usług księgowo – finansowych, dynamiczny rozwój oraz wszechstronną ofertę (Wielkopolskie Stowarzyszenie Badań nad Jakością)
2004
Biuro Biegłych Rewidentów
Uprawnienia do badania sprawozdań finansowych wydane przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów
Exactus to wielu wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie m.in. podatku od towarów i usług, podatków dochodowych, rachunkowości i spraw płacowo – kadrowych. Dzięki temu, Biuro zapewnia profesjonalne rozwiązanie wszelkich pojawiających się problemów.
Poznaj nasz zespół
Naszą kadrę stanowią pasjonaci księgowości, podatków oraz ekspertki z zakresu płac i kadr. Każdy z nas specjalizuje się w konkretnych branżach, dzięki czemu zapewniamy ekspercką obsługę.
Certyfikowani specjaliści
Nasi księgowi posiadają aktualne certyfikaty i regularnie się szkolą
Stały opiekun Klienta
Jeden dedykowany księgowy (+ zastępstwo), który zna Twój biznes od podszewki
Szybki kontakt
Odpowiadamy na pytania w 24h – telefon, email, sms
Referencje
Co mówią o nas nasi klienci
„Współpraca z Exactus to strzał w dziesiątkę. Profesjonalizm, terminowość i wsparcie na najwyższym poziomie.”
TechStart Sp. z o.o.
IT
„Dzięki Exactus mogę skupić się na prowadzeniu restauracji, a księgowość jest zawsze w porządku.”
Restauracja 'Smak Miasta’
Gastronomia
„15 lat współpracy i zero problemów. Polecam każdemu, kto szuka rzetelnego biura rachunkowego.”
BudMax
Budownictwo
Najczęstsze pytania o obsługę kadrowo-płacową
Co trzeba przekazywać do naliczenia wynagrodzeń, kto prowadzi akta i czy można zlecić tylko część procesu? Odpowiadamy na najważniejsze pytania pracodawców przed rozpoczęciem outsourcingu kadr i płac.
Czy Exactus może przejąć całe kadry i płace?
Tak. Zakres może obejmować dokumentację pracowniczą, przygotowywanie umów i zmian warunków zatrudnienia, ewidencję nieobecności, naliczanie wynagrodzeń, ZUS, PIT, PPK oraz dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia. Dokładny podział obowiązków ustalamy przed rozpoczęciem współpracy.
Czy mogę zlecić Exactus tylko naliczanie płac albo tylko kadry?
Tak. Nie musisz przekazywać całego procesu. Możemy odpowiadać np. wyłącznie za naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie określonej dokumentacji albo inny uzgodniony obszar. W takim modelu szczególnie ważne jest precyzyjne ustalenie, jakie dane i zadania pozostają po stronie pracodawcy lub jego wewnętrznego działu.
Jakie formy zatrudnienia obsługuje Exactus?
Obsługujemy pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę oraz osoby współpracujące m.in. na podstawie umów zlecenia i umów o dzieło. Zakres dokumentacji i rozliczeń zależy od rodzaju zawartej umowy i sytuacji konkretnej osoby.
Jakie informacje trzeba przekazywać Exactus przed naliczeniem wynagrodzeń?
Zakres zależy od sposobu wynagradzania pracowników. Mogą być potrzebne informacje o czasie pracy, urlopach, zwolnieniach i innych nieobecnościach, premiach, prowizjach, potrąceniach, nowych pracownikach, rozwiązanych umowach oraz innych zmianach wpływających na listę płac. Termin i sposób przekazywania danych ustalamy przy wdrożeniu.
Czy Exactus prowadzi akta osobowe pracowników?
Tak. W ramach uzgodnionego zakresu możemy prowadzić i aktualizować akta osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą dotyczącą przebiegu zatrudnienia. Przy rozpoczęciu współpracy ustalamy również, jaka część dokumentacji istnieje już w firmie i w jakiej formie jest prowadzona.
Czy zajmujecie się urlopami, zwolnieniami i innymi nieobecnościami?
Tak. Prowadzimy uzgodnioną dokumentację dotyczącą urlopów i nieobecności oraz uwzględniamy informacje mające wpływ na naliczenie wynagrodzenia. Pracodawca przekazuje nam dane zgodnie z ustalonym sposobem obiegu informacji.
Czy Exactus monitoruje terminy badań lekarskich i szkoleń BHP?
Tak. W ramach ustalonego zakresu obsługi możemy monitorować terminy badań lekarskich i szkoleń BHP pracowników oraz wskazywać pracodawcy zbliżające się obowiązki. Dzięki temu informacje dotyczące wymaganej dokumentacji i terminów pozostają powiązane z bieżącą obsługą kadrową.
Czy Exactus przygotowuje zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu?
Tak. W ramach bieżącej obsługi możemy przygotowywać zaświadczenia dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia oraz inne dokumenty pracownicze wynikające z prowadzonej przez nas dokumentacji kadrowo-płacowej.
Czy Exactus zgłasza i wyrejestrowuje pracowników w ZUS?
Tak. W ramach obsługi możemy przygotowywać wymagane zgłoszenia i wyrejestrowania pracowników oraz zleceniobiorców, a następnie miesięczne dokumenty rozliczeniowe związane ze składkami i świadczeniami.
Czy przygotowujecie PIT-11 i pozostałe deklaracje pracownicze?
Tak. Zakres obsługi może obejmować m.in. przygotowywanie PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR oraz innych informacji i deklaracji wynikających z obsługiwanych wynagrodzeń i umów.
Czy Exactus obsługuje PPK?
Tak. Możemy prowadzić bieżącą obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych, w tym zgłoszenia i rezygnacje pracowników, dokumentację, przygotowanie danych do rozliczeń oraz raportowanie do odpowiedniej instytucji finansowej.
Czy pomożecie przygotować regulamin pracy lub wynagradzania?
Exactus świadczy również wsparcie przy przygotowywaniu regulaminów pracy i wynagradzania. Zakres pomocy ustalamy odpowiednio do organizacji firmy, liczby zatrudnionych osób i rodzaju dokumentu, który trzeba przygotować lub zaktualizować.
Czy mogę zlecić sprawdzenie obecnej dokumentacji kadrowej przed przejęciem obsługi?
Tak. Exactus oferuje audyt kadrowo-płacowy, który może obejmować analizę teczek pracowniczych, wykaz brakujących dokumentów, weryfikację zgłoszeń do ZUS oraz przygotowanie wniosków i rekomendacji. Jeżeli pojawi się potrzeba poprawienia wcześniejszych rozliczeń, możemy dodatkowo ustalić zakres korekt.
Co jeśli w kadrach lub płacach za wcześniejsze miesiące są błędy?
Najpierw ustalamy, jakiego obszaru i okresu dotyczy problem. W zależności od sytuacji potrzebne może być uzupełnienie dokumentacji, poprawienie zgłoszeń lub przygotowanie korekt wcześniejszych rozliczeń. Takie prace wyceniamy odpowiednio do zakresu wymaganej weryfikacji.
Czy Exactus pomaga podczas kontroli PIP lub ZUS?
Tak. W ramach uzgodnionego zakresu możemy wspierać pracodawcę podczas kontroli PIP i ZUS, przygotowywać informacje i dokumentację dotyczącą prowadzonych przez nas procesów oraz uczestniczyć w wyjaśnianiu kwestii objętych kontrolą.
Czy można przenieść kadry i płace do Exactus w trakcie roku?
Tak. Nie trzeba czekać do początku nowego roku. Najpierw ustalamy datę przejęcia, zakres dokumentacji pracowniczej, dotychczasowe rozliczenia oraz informacje potrzebne do kolejnej listy płac. Dzięki temu można rozdzielić odpowiedzialność poprzedniego i nowego podmiotu za konkretne okresy.
Czy kadry i płace muszą być prowadzone razem z księgowością Exactus?
Nie. Możesz korzystać wyłącznie z obsługi kadrowo-płacowej. Jeżeli Exactus prowadzi również księgowość firmy, oba procesy mogą działać w ramach jednego zespołu, ale nie jest to warunek rozpoczęcia współpracy.
Czy obsługa kadrowo-płacowa może być prowadzona zdalnie?
Tak. Bieżące informacje i dokumenty mogą być przekazywane elektronicznie, dlatego obsługujemy również firmy, które nie znajdują się w pobliżu naszego biura. Klienci z Poznania, Mosiny i okolic mogą dodatkowo korzystać ze spotkań stacjonarnych.
Od czego zależy cena obsługi kadr i płac?
Na koszt wpływają przede wszystkim liczba obsługiwanych pracowników i zleceniobiorców, rodzaje umów, sposób naliczania wynagrodzeń, zakres prowadzonej dokumentacji oraz dodatkowe procesy, takie jak PPK, audyt czy raportowanie. Po poznaniu struktury zatrudnienia przygotowujemy konkretny zakres i wycenę współpracy.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytanie? Zadzwoń: +48 797 857 841 lub napisz: bok@exactus.com.pl. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
Zapytaj o kadry i płaceKontakt
Karolina Markiewicz
Dział Obsługi Klienta i Marketingu
Godziny pracy
pn. – czw.: 7 – 17
pt.: 7-16
sb.-ndz. – nieczynne
Adres
ul. Bukowa 16
62-050 Mosina