Obsługa umów o pracę i umów cywilnoprawnych

Co zyskujesz, powierzając obsługę umów Exactus?

Nie zaczynamy od wzoru umowy, ale od sposobu współpracy

Umowa powinna opisywać rzeczywiste warunki zatrudnienia lub wykonywania usług, dlatego przed przygotowaniem dokumentu ustalamy m.in. rodzaj współpracy, zakres wykonywanych czynności, wynagrodzenie, wymiar i organizację pracy oraz inne informacje potrzebne do przygotowania dokumentacji.

Ma to szczególne znaczenie przy wyborze pomiędzy umową o pracę a umową cywilnoprawną. O charakterze relacji nie przesądza sama nazwa dokumentu – znaczenie mają również rzeczywiste warunki wykonywania pracy.

Jeżeli sytuacja wymaga szerszej analizy prawnej wykraczającej poza obsługę kadrową, zakres dodatkowego wsparcia ustalamy indywidualnie.

Jakie umowy i dokumenty możemy przygotowywać?

Umowy o pracę

Przygotowujemy umowy o pracę na podstawie warunków ustalonych przez pracodawcę. Obsługa może dotyczyć umów na okres próbny, na czas określony oraz na czas nieokreślony.

Uwzględniamy informacje dotyczące m.in. rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania, wynagrodzenia i jego składników, wymiaru czasu pracy oraz terminu rozpoczęcia zatrudnienia.

Umowy zlecenia

Przygotowujemy dokumentację dotyczącą współpracy na podstawie umowy zlecenia, odpowiednio do ustalonego przez strony sposobu wykonywania usług.

Obsługę możemy połączyć ze zgłoszeniem zleceniobiorcy do ZUS – jeżeli powstaje taki obowiązek – oraz późniejszym rozliczaniem jego wynagrodzenia.

Umowy o dzieło

Przygotowujemy umowy o dzieło w sytuacjach, w których charakter rzeczywiście wykonywanego zadania odpowiada tej formie współpracy.

Jeżeli zawarta umowa podlega obowiązkowi zgłoszenia do ZUS, obsługa może również obejmować przygotowanie zgłoszenia RUD w ustalonym zakresie.

Co może obejmować obsługa umów?

• przygotowywanie umów o pracę,
• przygotowywanie umów zlecenia,
• przygotowywanie umów o dzieło,
• przygotowywanie aneksów i porozumień zmieniających,
• przygotowywanie wypowiedzeń i dokumentów związanych z zakończeniem zatrudnienia,
• aktualizowanie dokumentacji po zmianie warunków zatrudnienia,
• przygotowywanie uzgodnionej dokumentacji towarzyszącej zatrudnieniu,
• przekazywanie właściwych dokumentów do akt osobowych pracownika,
• obsługę zgłoszeń i wyrejestrowań w ZUS w uzgodnionym zakresie,
• obsługę zgłoszeń RUD dotyczących umów o dzieło – jeżeli występuje taki obowiązek,
• przekazywanie danych wynikających z umowy do dalszego naliczania wynagrodzenia,
• bieżącą aktualizację dokumentacji podczas trwania współpracy.

Możemy odpowiadać tylko za przygotowanie i aktualizowanie umów albo połączyć ten zakres z pozostałą administracją kadrową.

Przy zatrudnieniu pracownika sama umowa o pracę nie wystarcza

Podpisanie umowy jest jednym z elementów rozpoczęcia zatrudnienia. Pracodawca musi również zgromadzić i przekazać pracownikowi określoną dokumentację oraz wykonać pozostałe obowiązki związane z dopuszczeniem go do pracy.

W uzgodnionym zakresie Exactus może przygotować nie tylko samą umowę, ale również dokumenty kadrowe związane z rozpoczęciem zatrudnienia oraz informacje dotyczące warunków zatrudnienia.

Jeżeli prowadzimy również kadry, dokumentacja nowej osoby może zostać następnie uwzględniona w aktach osobowych i dalszej obsłudze pracownika.

Zmieniło się wynagrodzenie, stanowisko albo wymiar czasu pracy?

Umowa nie jest dokumentem, do którego wraca się dopiero przy zakończeniu zatrudnienia. W trakcie pracy mogą zmieniać się m.in. wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, stanowisko, miejsce wykonywania pracy czy inne wcześniej ustalone warunki.

Na podstawie decyzji i informacji przekazanych przez pracodawcę przygotowujemy odpowiedni dokument dotyczący zmiany i uwzględniamy nowe warunki w dalszej obsłudze kadrowej.

W zależności od sytuacji zmiana może wymagać m.in. porozumienia zmieniającego albo innego dokumentu przewidzianego dla danego sposobu wprowadzenia nowych warunków.

Umowa zlecenia nie powinna zastępować umowy o pracę tylko ze względu na koszty

O wyborze podstawy współpracy powinien decydować rzeczywisty sposób wykonywania pracy, a nie wyłącznie nazwa dokumentu lub oczekiwany sposób rozliczenia.

Jeżeli osoba wykonuje pracę osobiście, pod kierownictwem pracodawcy, w wyznaczonym miejscu i czasie oraz za wynagrodzeniem, relacja może posiadać cechy stosunku pracy.

Ma to obecnie szczególne znaczenie również z punktu widzenia kontroli PIP. Dlatego przygotowując dokumentację kadrową, nie traktujemy umowy zlecenia lub umowy o dzieło jako automatycznego zamiennika umowy o pracę.

Umowa o dzieło może oznaczać również obowiązek zgłoszenia do ZUS

W określonych przypadkach zawarcie umowy o dzieło trzeba zgłosić do ZUS na formularzu RUD. Dlatego przygotowanie dokumentu warto połączyć ze sprawdzeniem, jakie dalsze obowiązki administracyjne wynikają z zawartej umowy.

Jeżeli zgłoszenie jest wymagane i obejmuje je zakres współpracy, Exactus może przygotować odpowiednie dane i obsłużyć RUD razem z pozostałą dokumentacją.

Obsługujemy dokumentację również przy zakończeniu współpracy

Zakres usługi nie musi kończyć się po podpisaniu umowy. Jeżeli współpraca zostaje zakończona, możemy przygotować dokumentację odpowiednią do rodzaju umowy i sposobu jej zakończenia.

W przypadku pracowników możemy również połączyć ten proces z aktualizacją akt osobowych, wyrejestrowaniem z ZUS, przygotowaniem dokumentacji kadrowej oraz rozliczeniem ostatniego wynagrodzenia – jeżeli te czynności są objęte współpracą.

Same umowy czy pełna obsługa zatrudnienia?

Możesz powierzyć Exactus wyłącznie przygotowywanie i aktualizowanie dokumentacji związanej z umowami.

Jeżeli potrzebujesz szerszego wsparcia, usługę możemy połączyć z:

• prowadzeniem akt osobowych pracowników,
• prowadzeniem kadr,
• prowadzeniem list płac,
• rozliczaniem ZUS,
• obsługą PPK,
• kompleksową obsługą kadrowo-płacową.

Dzięki temu dokument przygotowany przy rozpoczęciu lub zmianie współpracy może być od razu wykorzystany w dalszej obsłudze kadrowej i płacowej.

Możemy przejąć obsługę już zatrudnionego zespołu

Nie trzeba rozpoczynać współpracy z Exactus razem z pierwszym zatrudnieniem. Możemy przejąć bieżącą obsługę umów pracowników i współpracowników, którzy są już związani z firmą.

Na początku poznajemy stosowane formy współpracy i ustalamy, które dokumenty oraz czynności od określonego momentu będzie przygotowywał Exactus.

Jeżeli potrzebna jest dodatkowa weryfikacja wcześniejszej dokumentacji, taki zakres ustalamy oddzielnie od bieżącego przygotowywania nowych umów i zmian.

Obsługa umów o pracę i umów cywilnoprawnych w Poznaniu i okolicach

Exactus obsługuje dokumentację zatrudnienia dla przedsiębiorstw z Poznania oraz firm działających w południowej części aglomeracji poznańskiej.

Nasze biuro znajduje się przy ul. Bukowej 16 w Mosinie, dzięki czemu jesteśmy dogodnie zlokalizowani dla firm z południowych dzielnic Poznania oraz m.in. Lubonia, Puszczykowa, Komornik, Stęszewa i innych miejscowości tej części aglomeracji.

Informacje potrzebne do przygotowania umów, aneksów i pozostałych dokumentów mogą być przekazywane elektronicznie, dlatego bieżącą obsługę prowadzimy również zdalnie. Jeżeli sprawa wymaga dokładniejszego omówienia sposobu zatrudnienia lub zmian dotyczących pracownika, możliwe jest także spotkanie z naszym zespołem.

Chcesz przekazać przygotowywanie umów i dokumentacji kadrowej?

Na początku ustalamy liczbę obsługiwanych osób, stosowane formy współpracy oraz to, czy potrzebujesz jednorazowego przygotowania dokumentów, czy stałej obsługi kolejnych zatrudnień i zmian.

Na wycenę wpływa m.in. liczba przygotowywanych umów, rodzaj dokumentacji, częstotliwość zmian oraz zakres dodatkowych czynności kadrowych i rozliczeniowych.

Przedstaw nam sposób zatrudnienia w Twojej firmie, a ustalimy, które elementy obsługi umów może przejąć Exactus.